- Mapeo de procesos
Crear un mapa de procesos: Cómo hacerlo, plantillas y consejos
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¿Qué es el mapeo de procesos?
El mapeo de procesos es una técnica de gestión de proyectos que visualiza un proceso o flujo de trabajo. Desglosa un proceso complejo en pasos concretos de principio a fin, mostrando las tareas necesarias para convertir una entrada en un resultado. Los mapas de procesos también pueden indicar las personas responsables de cada tarea o paso.
El objetivo de un mapa de procesos es fomentar una mejor comprensión de un proceso, y para lograrlo, un mapa de procesos utiliza símbolos sencillos de diagrama de flujo que son fáciles de reconocer y digerir.
Este mapa de proceso de muestra ilustra el proceso de llegar a un cliente y cerrar un trato.
Piensa en todos los pasos que se necesitan para que tu paquete llegue a la puerta de tu casa, en las tareas que debes realizar para registrar una empresa o en el proceso de inscripción en una escuela de posgrado. Si pasaste por alguno de ellos, entonces probablemente pasaste por un proceso que está planeado.
Historia de los mapas de procesos
El mapeo de procesos tiene sus orígenes en el diagrama de proceso, una de las primeras técnicas de gestión de proyectos introducida por primera vez en un artículo titulado "Gráficos de proceso, primeros pasos para encontrar la mejor manera de hacer el trabajo(se abre en una ventana nueva)". Este trabajo fue escrito en coautoría por Frank y Lillian Gilbreth y fue presentado en la reunión anual de 1921 de la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos (ASME).
El primer diagrama de proceso cumplía la misma función que el mapa de procesos moderno: visualizar un proceso con el objetivo de mejorarlo. Desde entonces, el diagrama de procesos ha sido adoptado por varias industrias, y con el tiempo evolucionó hasta convertirse en el mapa de procesos que utilizamos hoy en día.
¿Cuál es la finalidad de un mapa de procesos?
El objetivo final de un mapa de procesos es comunicar visualmente el paso a paso de un proceso complejo, de modo que todo el mundo adquiera una comprensión más clara de ese proceso y de la posición de cada función. Piensa en los mapas de procesos como una vista de pájaro precisa de todo un flujo de trabajo.
Dicho esto, ¿cómo puede ayudar a tu organización una mejor comprensión de un proceso?
Un mapa de procesos como este te da una idea clara de tu flujo de trabajo.
Mejora general del proceso
Debido a que el mapeo de procesos requiere una deconstrucción paso a paso de un proceso, proporciona evidencia concreta de los cuellos de botella, redundancias e ineficiencias dentro del proceso. Esto elimina las conjeturas a la hora de buscar puntos de mejora: tu equipo sabe exactamente qué parte del proceso debe podar o afinar. También descubres qué acciones podrían automatizarse.
Además, el mapeo de procesos permite una mejor resolución de problemas. Utilizando un mapa de procesos como referencia para los procesos existentes, tu equipo puede planificar diferentes escenarios y prepararse para contingencias.
Mejor comunicación y colaboración
Con un mapa de procesos eficaz, las personas que trabajan juntas dentro de un proceso pueden comunicarse y colaborar mejor. Si sabes en qué parte del flujo de trabajo te encuentras, desarrollas un sentido de propiedad y responsabilidad hacia tu trabajo. Además, crear un mapa de procesos:
- Ayuda a delinear roles y responsabilidades
- Evita superposiciones entre equipos o personas asignadas
- Establece límites claros en las tareas
Trabajar y comunicarse con los clientes también es más fácil con un mapa de procesos. En lugar de lanzarte a dar una larga explicación de cómo funciona un proceso, puedes elaborar fácilmente un mapa del proceso con un principio, un desarrollo y un final claros, y todo el mundo estará de acuerdo.
Documentación y estandarización de procesos
Un mapa de procesos es una excelente herramienta de documentación de procesos, una referencia que puedes utilizar repetidamente para la incorporación y la formación. Es eficaz para transmitir conocimientos y mantener tus procesos estandarizados, sobre todo a medida que tu organización crece.
Además de las ventajas que aporta en el trabajo diario, una correcta documentación y estandarización de los procesos puede preparar a tu organización para el cumplimiento de la norma ISO. Del mismo modo, un documento de Procedimiento Operativo Estándar (POE) garantiza la claridad y la coherencia en la forma en que se ejecutan los procedimientos en toda tu organización.
Componentes de un mapa de procesos
Para que se entienda universalmente, un mapa de proceso utiliza símbolos comunes de diagrama de flujo para representar diversos aspectos de un proceso, incluidos el principio y el final, los pasos para llegar allí y los puntos de decisión. A continuación se muestra una lista de los símbolos más utilizados en el mapeo de procesos.
Símbolo de inicio/fin
También conocidos como símbolos terminales, son símbolos alargados ovalados o redondos que marcan el inicio o el final de un proceso, ruta o flujo.
Símbolo de proceso
Un rectángulo que representa una acción, un paso, una función o un proceso. Es un símbolo versátil que se utiliza en cualquier parte del mapa del proceso.
Símbolo de decisión
Un símbolo en forma de rombo que denota decisiones. El proceso suele bifurcarse en dos caminos a partir de un símbolo de decisión.
Flecha de flujo
Las flechas de flujo o líneas de flujo conectan los bloques o símbolos entre sí, mostrando la secuencia correcta del proceso.
Signatura del documento
Rectángulo con la parte inferior ondulada que indica que se creará o recibirá un documento en ese paso del proceso.
Símbolo de varios documentos
Son símbolos de documentos apilados que indican que se usaron o produjeron varios documentos en ese paso.
Símbolo de entrada/salida
Un paralelogramo que representa datos o recursos que entran o salen del proceso.
Símbolo de entrada manual
Un rectángulo con una parte superior inclinada que indica un paso en el que los datos deben ingresarse manualmente.
Símbolo de retraso
Un rectángulo con un extremo redondeado que representa los retrasos potenciales o previstos en el proceso.
Símbolo de preparación
Un hexágono que representa la preparación o una etapa preparatoria para el siguiente paso.
Símbolo O
Un círculo con dos líneas que se cruzan dentro, lo que indica que un proceso se está dividiendo en más de dos ramas.
Símbolo de conector
Un círculo o punto que conecte el mapa de procesos en lugar de una línea larga, en caso de que esté dividido. Indica dónde continúa el flujo.
Tipos de mapas de procesos
Hay varios tipos de mapas de procesos que se utilizan para diferentes procesos y flujos de trabajo. Si bien el objetivo de cualquier mapa de procesos es el mismo, es decir, visualizar un proceso, algunos formatos son más adecuados para determinadas aplicaciones. Veamos los diferentes tipos de mapas de procesos, o diagramas de carriles,(se abre en una ventana nueva) cómo dibujarlos y dónde se aplican mejor.
Un ejemplo de mapa de proceso de un proceso de incorporación.
Un mapa de procesos de alto nivel también se conoce como mapa de procesos descendente o mapa de la cadena de valor. Es el tipo de mapa de proceso más mínimo, que muestra sólo los pasos o acciones más esenciales trazados de arriba abajo. No muestra los puntos de decisión, el personal ni otros detalles.
Aplicación ideal
Como un mapa de procesos de alto nivel muestra sólo los pasos básicos, es mejor utilizarlo cuando se debaten los procesos empresariales clave con la dirección, los clientes y terceros colaboradores.
Cómo dibujar
Identifica entre cuatro y ocho pasos clave de un proceso. Organiza los pasos secuencialmente en una línea horizontal. Usa rectángulos para las acciones y óvalos para el inicio y el final del proceso. Por último, conecta los pasos con flechas.
Un mapa de procesos detallado es una elaboración del mapa de procesos de alto nivel. Mientras que su contraparte de alto nivel contiene solo los pasos clave, un mapa de proceso detallado contiene todos los elementos para respaldar cada acción o paso, incluidos los subprocesos y los puntos de decisión.
Aplicación ideal
El mapa de procesos detallado es una gran herramienta para analizar procesos y mejorarlos. Con su nivel de detalle, un mapa de procesos detallado ayuda a los equipos a identificar ineficiencias y a elaborar planes y contingencias concretas.
Cómo dibujar
Empieza con un mapa de procesos de alto nivel. Después, reúne más información y profundiza en cada paso. Muestra las complejidades, los puntos de decisión, las entradas o desencadenantes, las variaciones, las alternativas y mucho más. Sigue avanzando hasta llegar a la salida.
Un mapa de carriles también se conoce como mapa de despliegue o mapa interfuncional. A diferencia de otros mapas de procesos, los mapas de carriles enfatizan quién es responsable de cada paso. Su objetivo principal es destacar al personal, departamento o partes interesadas implicadas en el proceso y cómo interactúan entre sí para transformar una entrada en un resultado.
Aplicación ideal
Un mapa de carriles es el mejor tipo de mapa de proceso para la incorporación y formación de nuevo personal. Muestra claramente a los alumnos dónde encajan en el flujo de trabajo y cómo se conectan sus responsabilidades con las de otras partes interesadas. Además, un mapa de carriles ayuda a identificar las partes del proceso que provocan retrasos debido a los despidos en las funciones o a la supervisión excesiva.
Cómo dibujar
Identificar a todos los interesados que intervienen en un proceso. Dibuja una fila o una columna (un carril) para cada departamento o parte interesada. Traza los pasos de los que cada parte interesada es responsable dentro de su carril designado. Luego, usa flechas para conectar los pasos e ilustrar su secuencia.
Un mapa del flujo de valor ilustra el complicado proceso de llevar un producto al cliente. Es un nivel superior en el mapa detallado del proceso y el mapa de carriles; Además de tener todos los detalles de estos dos mapas, un mapa de flujo de valor también:
- Documenta la duración del ciclo de cada paso
- Muestra el flujo de materiales e información a lo largo de todo el proceso
Debido a que un mapa de flujo de valor es mucho más complejo, puede utilizar símbolos de mapa de procesos poco comunes para indicar cierta información.
Aplicación ideal
Como herramienta de gestión ajustada, el mapa del flujo de valor es el mejor tipo de mapa de procesos para identificar los residuos y las ineficacias dentro de un proceso. Al proporcionar una imagen clara del flujo de materiales e información, un mapa del flujo de valor ayuda a los equipos a comprender los matices del proceso y a detectar dónde pueden producirse retrasos y cuellos de botella. El equipo también puede utilizarlo para apoyar un nuevo enfoque de proyecto en el futuro.
Cómo dibujar
Identifica los puntos inicial y final y colócalos en la esquina superior izquierda y derecha del pizarrón virtual. Después, añade los pasos que hay que seguir para llevar un producto a un cliente. En cada paso, puedes identificar la cantidad de personas involucradas y otra información como la duración del ciclo, el tiempo de cambio de formato y otros. Conecta cada paso con flechas para mostrar la secuencia. En las flechas, puedes indicar el inventario. Si tu proceso incluye el envío, también puedes utilizar símbolos relevantes para indicar cómo se transfieren los materiales y el tiempo de espera.
También puedes incluir un símbolo entre los puntos inicial y final para representar el centro de control, que es responsable del flujo de información. Desde el centro de control, usa flechas para indicar el flujo de información: pronósticos, actualizaciones y más.
Debajo de este mapa, puedes dibujar la línea de tiempo del proceso. Ten en cuenta tanto el tiempo sin valor añadido como el tiempo con valor añadido.
SIPOC significa proveedores, insumos, procesos, productos y clientes. Se diferencia de otros tipos de mapas de procesos en que clasifica los elementos de un flujo de trabajo en cinco categorías distintas:
- Proveedores que proporcionan el insumo
- Entrada, que puede ser información, esfuerzo o material
- Proceso, que puede ser una tarea o una acción
- Salida, que es el resultado o producto esperado
- Clientes que utilizan o se benefician del resultado
Aplicación ideal
Un diagrama SIPOC es útil para delimitar los elementos clave de cualquier proceso complejo. Los equipos también hacen un mapa de procesos SIPOC como precursor de un mapa de procesos detallado.
Cómo dibujar
Dibuja cinco columnas que representen a los proveedores, los insumos, el proceso, los productos y los clientes. Crea un mapa de procesos de alto nivel en la columna Proceso. Luego, para cada paso, completa el resto de las columnas. Identifique su insumo, luego nombre el proveedor de ese insumo. Identifica el resultado y, a continuación, nombra a los clientes o destinatarios de ese resultado.
Cómo las distintas industrias utilizan el mapeo de procesos
Los mapas de procesos son una herramienta de gestión de proyectos probada y comprobada, independientemente de la industria. A medida que crece una organización, los flujos de trabajo se vuelven más complicados. Los mapas de procesos mantienen sus procesos bajo control, proporcionan una medida estándar del éxito y muestran dónde racionalizar o hacer mejoras. Por lo tanto, no sorprende que muchas industrias utilicen mapas de procesos.
Además de la ingeniería industrial, donde los mapas de procesos están muy extendidos, hay otras industrias que utilizan técnicas de mapeo de procesos:
El objetivo principal de las ventas es convertir a los clientes potenciales en clientes de pago. Para conseguirlo, tu equipo necesita un mapa de procesos que le ayude a avanzar con eficacia en el ciclo de ventas.
Un mapa del proceso de ventas te guía desde las primeras etapas hasta el cierre de un trato. También puedes hacer un mapa del proceso postventa que te guíe a través de los pasos para nutrir una cuenta y fidelizarla. Los mapas de procesos también ayudan a tu equipo a establecer planes de contingencia sobre la marcha.
Las finanzas implican muchos procesos internos y externos, por lo que los mapas de procesos son esenciales para que los flujos de trabajo sean eficientes. Además, los mapas de procesos pueden aumentar la transparencia y la responsabilidad en tu departamento financiero al identificar a las personas o equipos responsables de cada paso de un proceso.
Por último, un mapa de procesos permite a tu grupo financiero identificar las fases propensas al riesgo en procesos sensibles. Detectar esos pasos te da la oportunidad de poner en marcha medidas proactivas de reducción de riesgos.
El mapeo de procesos desata la cadena de complejidades que conlleva una cadena de suministro. Con tantas partes moviéndose al mismo tiempo, un mapa de proceso ayuda a tu equipo a realizar un seguimiento del movimiento de los materiales a lo largo de la cadena hasta que llegan a sus destinos.
Con un mapa de procesos claro, no solo cumplirás fácilmente con los estándares globales de la industria, sino que también podrás anticiparte y planificar posibles riesgos, emergencias e interrupciones en la cadena, como:
- Aumento inesperado de la demanda
- Escasez de materiales
- Retrasos en el envío
Una sola campaña publicitaria podría involucrar a una cadena de productoras, agencias de postproducción, equipos de producción y colocación de vallas publicitarias, y muchos más. Un mapa de procesos ayuda a tu equipo de publicidad a gestionar un proyecto tan grande al:
- Respaldar la colaboración entre grupos y agencias
- Garantizar el control creativo y la calidad de los resultados
Un mapa de procesos de marketing, por otro lado, ayuda a ilustrar flujos de trabajo técnicos, como auditorías SEO o implementaciones de campañas publicitarias digitales. Un mapa de procesos estandarizado allana el camino para la claridad de los indicadores clave de rendimiento y aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.
El mapeo de procesos permite a los profesionales y las instituciones sanitarias proporcionar una atención al paciente excelente y constante. Como profesional de la salud, puedes utilizar los mapas de procesos para, entre otras cosas:
- Traza cuidadosamente el recorrido del paciente
- Proporciona mapas transparentes de procedimientos quirúrgicos para la tranquilidad de tus pacientes
- Optimiza la gestión del servicio de urgencias, la medicación y las historias clínicas
La fabricación implica innumerables procesos como:
- Transformar las materias primas en un producto final
- Procesando pedidos para entrega
- Abordar y resolver reclamos
El objetivo principal es ofrecer productos de alta calidad de forma rentable y rápida. Esto significa que las empresas de fabricación necesitan mapear los flujos de sus procesos con regularidad. A través del mapeo de procesos, los fabricantes podrán:
- Reduce los residuos en la medida de lo posible sin afectar la calidad del producto o el nivel del servicio
- Encuentra oportunidades de automatización para mejorar las condiciones de trabajo
Las operaciones de personas o recursos humanos tienen como objetivo apoyar la experiencia del empleado y capacitar a los empleados para cumplir con sus funciones. Tener flujos de trabajo y procesos eficientes es una forma en que el departamento puede lograrlo. Algunos de los procesos que se benefician de un mapa de procesos estandarizado son:
- Solicitud de empleo
- Incorporación y capacitación
- Procesos de nómina
- Desvinculación
¿Cómo crear un mapa de procesos?
Aunque hay diferentes tipos de mapas de procesos, crear uno sigue el mismo procedimiento. Ya sea que estés haciendo uno con lápiz, papel y notas adhesivas o con herramientas digitales de mapeo de procesos como Canva Whiteboards, aquí tienes algunos pasos para maximizar el mapeo de procesos para tu organización.
Antes de crear un mapa de procesos, identifica exactamente qué proceso quieres trazar y qué esperas conseguir tras el mapeo de procesos.
Por ejemplo, ¿quieres revisar tu proceso de atención al cliente y determinar cómo mejorar tu tiempo de respuesta? ¿O estás empezando un nuevo proyecto para aumentar el compromiso con la marca?
Para guiar tu iniciativa de mapeo de procesos, dale a tu mapa de procesos un título que describa lo que estás mapeando.
Puedes crear un mapa de procesos por tu cuenta, pero tener un equipo para intercambiar ideas es definitivamente más útil y eficiente. Si es posible, invita a las personas que desempeñan un papel en la implementación y gestión de ese proceso específico. Sus perspectivas únicas harán que el mapa de procesos resultante sea más completo y preciso.
Para que tu mapeo de procesos sea breve, establece los límites del proceso que estás mapeando. Determine dónde comienza y dónde termina el proceso. La mejor manera de identificar los puntos de inicio y fin es averiguar qué desencadena todo el proceso y cuál es el resultado deseado.
Para garantizar la precisión de tu mapa de procesos, tu equipo de mapeo de procesos necesita realizar una recopilación de información y un recorrido completo del proceso. La recopilación de información puede tomar la forma de:
- Entrevistas cara a cara con el personal implicado en cada paso
- Recopilación de datos de las partes interesadas y los clientes
Durante la recopilación de datos, un principio clave a tener en cuenta es que estás mapeando el proceso en su estado actual y no como debería ser.
Después de la recopilación de datos, el equipo de mapeo de procesos se vuelve a reunir, analiza la información recopilada y enumera todos los pasos, asegurándose de que todo esté completo, correcto y contabilizado.
Una vez que tengas todos los pasos y acciones enumerados, es hora de organizarlos en el orden correcto de principio a fin. En este punto, tú y tu equipo podéis identificar si hay lagunas en la información recopilada.
Después de organizar los pasos en secuencia, ahora puedes empezar a crear un mapa de procesos. En función de tu objetivo original, elige qué tipo de mapa de procesos se alinearía con tus necesidades.
Por ejemplo, si tu objetivo es aclarar las responsabilidades de cada departamento al incorporar a un nuevo empleado, un mapa de procesos de carriles cumpliría tu objetivo. Si simplemente necesitas un mapa de procesos básico para presentarlo a un cliente, un mapa de procesos de alto nivel servirá.
Una vez que hayas decidido un tipo de mapa de procesos, empieza a redactarlo. Para que tu equipo se guíe, escribe una leyenda de los símbolos del mapa de procesos en tu pizarra digital.
Revisa el mapa del proceso con tu equipo, envíalo a las partes interesadas y al resto del personal implicado para su comprobación, y haz las revisiones necesarias. Guíe la retroalimentación haciéndole las siguientes preguntas:
- ¿Se describen con precisión los pasos?
- ¿Los pasos están en el orden correcto?
- ¿Hay algún paso que nos hayamos perdido?
- ¿Hay pasos redundantes?
- ¿El mapa del proceso es claro y fácil de entender?
Ahora que tienes tu mapa de procesos de estado actual, puedes guardarlo como documentación o analizarlo para mejorarlo. Si quieres mejorar los procesos, tu equipo puede convertir tu mapa de procesos en un mapa de procesos renderizado. Este tipo de mapa de procesos representa tanto el estado actual como el estado futuro de un proceso, identificando los puntos de mejora y contrastándolos con el estado ideal.
Puedes marcar dónde se podría mejorar el proceso y añadir sugerencias prácticas. También puedes pedir recomendaciones a las partes interesadas y anotarlas en el mapa del proceso.
Inspírate con las plantillas de mapas de procesos
Empieza con fuerza en tu mapeo de procesos con plantillas prediseñadas que tu equipo puede personalizar fácilmente según tus necesidades. Agrega tantos símbolos como requiera tu flujo de trabajo y personaliza las fuentes y los colores de tu marca. Crea, colabora, comparte y recibe comentarios sobre tu mapa de procesos, todo en una sola plataforma.
Mejores prácticas de mapeo de procesos
Un mapa de procesos eficaz tiene que ser preciso y fácil de entender. Tanto si estás haciendo un mapa de procesos de alto nivel como un diagrama de carriles complejo, tu mapa de procesos debe ser claro para las partes interesadas y los nuevos miembros del equipo. Para lograrlo, sigue estas prácticas recomendadas:
Empieza por establecer objetivos claros en el mapa de procesos
Cuando empieces tu viaje de mapeo de procesos, sé lo más específico posible con tus objetivos. Tu equipo de mapeo de procesos debe ponerse de acuerdo sobre la intención del diagrama. Un objetivo definido evita que te desvíes durante la recopilación de información y te mantiene anclado durante el ejercicio real de mapeo del proceso.
Al establecer el objetivo, un principio rector es mapear procesos con un resultado o producto final definido. Evita procesos con resultados abstractos o encuentra formas de traducirlos en resultados concretos.
Otra práctica útil antes de la recopilación de información es elaborar un mapa de procesos de alto nivel como punto de partida. Este borrador puede servir como marco y referencia para verificar los detalles durante la fase de recopilación de información.
Antes de empezar, es útil tener un objetivo claro para hacer un mapa de procesos.
Mapea tu proceso actual con honestidad
Al crear un mapa de procesos, especialmente uno que apunte a la mejora del proceso, es importante ser honesto sobre el estado actual del proceso. Solo así podrás identificar correctamente los cuellos de botella, las lagunas y los despidos.
Así que, si tienes la oportunidad, no te olvides de entrevistar a varios miembros del equipo y a las partes interesadas durante la recopilación de información. Pueden tener puntos de dolor y observaciones que solo ellos pueden ver.
Con testimonios de ineficiencias, tu equipo puede hacer una lluvia de ideas y recomendar formas concretas de rediseñar ciertos pasos de tu proceso. Quizás lo que necesites sea automatización o personal adicional. Solo podrás resolver los problemas cuando sepas dónde están.
Mantén solo la información necesaria en tu mapa
Para que un mapa de procesos sea eficaz, tiene que ser conciso y con el nivel justo de detalle. Por eso es importante contar con un equipo colaborativo para el mapeo de procesos y enviar el mapa de procesos para recibir comentarios. Esto garantiza que no te pierdas información, pero que tampoco te pases de la raya con el nivel de detalle.
Además de los pasos a seguir, aquí tienes los detalles que necesitas en un mapa detallado del proceso:
- Entradas y salidas en cada paso
- Puntos de decisión y rutas alternativas
- Subprocesos relevantes con descripciones simples
Para mantener tu mapa de procesos optimizado, empieza la descripción de tus acciones con verbos. Si es posible, utiliza iconos, colores y leyendas para representar notaciones.
Edita fácilmente el texto, los íconos y los colores de tu mapa de procesos en las Pizarras Canva.
Haz que todo sea comprensible y coherente
Los símbolos de los diagramas de flujo mantienen tu mapa de procesos comprensible, pero si se utilizan de forma inconsistente, crean confusión. Es una buena práctica comprobar tu mapa de procesos no sólo para comprobar la precisión de los pasos, sino también de los símbolos utilizados. Asegúrate de que el uso de formas, colores y otros iconos sea coherente en todo el diagrama para evitar confusiones y falta de comunicación.
Esto no solo ayudará a tu equipo actual; esto también garantizará que tu mapa de procesos esté preparado para el futuro, siendo útil no sólo para mejorar los procesos sino también para la documentación y la transferencia de conocimientos.
Una última cosa: una vez que hayas aplicado las recomendaciones, supervisa los cambios, revisa el mapa del proceso y actualízalo cuando sea necesario.
Preguntas frecuentes sobre el mapeo de procesos
Una de las mejores herramientas para el mapeo de procesos es un creador de mapas de procesos online. Nuestro creador de mapas de procesos en línea, por ejemplo, ofrece una pizarra infinita a la que cualquier miembro de su equipo puede acceder en tiempo real, hermosas plantillas de mapas de procesos que puede personalizar y una biblioteca de gráficos y símbolos de diagramas de flujo que puede arrastrar y soltar fácilmente en su mapa de procesos.
Tu equipo debe hacer un mapeo de procesos en las siguientes ocasiones:
- Lluvia de ideas para un nuevo proyecto
- Post mortem de un proyecto recién concluido
- Auditorías anuales y sesiones de planificación
- Introducción de nueva tecnología relevante para tu proceso
- Incorporar y capacitar a los nuevos miembros del equipo
- Avisos para las personas que ya están en tu equipo
- Solicitar la certificación ISO
Si bien no existe una talla única para los mapas de procesos, aquí hay algunos errores comunes que hacen que un mapa de procesos sea ineficaz:
- Sin un objetivo claro: sin un propósito claro, producirás un mapa de proceso sin una dirección.
- Demasiados detalles: un mapa del proceso sin límites será difícil de comprender. Una regla general es limitar los pasos y las tareas a 20. Cíñete a lo esencial mientras procesas el mapeo.
- No hay suficientes detalles: por otro lado, un mapa de procesos demasiado simple no será útil. Para que tu mapa de proceso no parezca un diagrama de flujo básico, incorpora información de los socios y las partes interesadas implicadas en el proceso.
- Notación inconsistente: una notación inconsistente en el mapeo de procesos da una mala imagen de tu organización. También evita que tu mapa de procesos sea preparado para el futuro.
Un mapa de flujo de valor es un tipo de mapa de proceso que captura no sólo los pasos y decisiones desde la entrada hasta la salida, sino también el flujo de materiales e información, incluida la cantidad de personal para cada tarea, los tiempos de ciclo, los tiempos de espera y los plazos de entrega. El mapeo del flujo de valor se utiliza normalmente para la toma de decisiones de la alta dirección y la revisión de procesos.
Esto contrasta con los mapas de procesos menos detallados, que se utilizan para procesos de menor alcance o en los que participan partes interesadas externas.
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