- Business proposal
Proposta commerciale: come fare una business proposal, consigli e modelli
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Cos'è una proposta commerciale?
Una proposta commerciale è un documento che mira a ottenere un accordo commerciale. Viene scritta da un'azienda e offerta a un potenziale cliente, in formato digitale o stampata.
Spesso, il potenziale cliente è un'azienda che cerca la migliore soluzione in ambito B2B.
Lo scopo di una business proposal può essere:
- Offrire forniture o servizi al potenziale cliente
- Offrire una collaborazione commerciale con il potenziale cliente
- Ottenere una sponsorizzazione dal potenziale cliente
La maggior parte delle proposte commerciali rientra nella prima categoria: intendono fornire beni o servizi a un potenziale cliente.
Esempio di proposta commerciale con un motivo color block.
Tieni presente, tuttavia, che una business proposal non chiede solo al potenziale cliente di acquistare. Alla base, questo documento mostra come puoi risolvere il loro problema. Dimostra che la tua azienda è la scelta migliore per il cliente.
Se ben scritta e la tua offerta sembra buona, il cliente accetta e chiude l'affare.
Perché è importante una proposta commerciale?
Una proposta commerciale fa la differenza tra ottenere e perdere un cliente. Con un buona offerta, puoi conquistare la fiducia dei potenziali clienti e trasformarli in clienti paganti. Imparare a scrivere una business proposal ti aiuta a ottenere più lavoro e a garantire entrate per la tua azienda.
Al contrario, una proposta improvvisata potrebbe spingere il cliente verso i tuoi concorrenti.
In definitiva, questo documento ti aiuta a espandere la tua attività, ottenere più progetti e raggiungere gli obiettivi aziendali. Ecco perché è importante sapere come realizzare una proposta completa, persuasiva e visivamente attraente.
Cosa includere in una proposta commerciale?
Le proposte commerciali variano in base ai diversi settori, seppur di solito seguono un formato standard e presentano gli stessi componenti. La maggior parte delle proposte commerciali contiene le seguenti sezioni:
Quando scrivi la soluzione da proporre, aggiungi grafici e altri supporti visivi per rafforzare l’argomento.
Il titolo comunica la tua proposta di valore e possiede una pagina dedicata.
L'indice elenca le sezioni e il numero di pagina corrispondente.
Il riepilogo esecutivo riassume tutto in due o tre paragrafi.
La dichiarazione del problema è una spiegazione chiara degli ostacoli, della sfida o dell'obiettivo del potenziale cliente.
La soluzione spiega il prodotto o servizio che offri per risolvere il problema del potenziale cliente.
La sezione dei prezzi mostra al cliente quanto costerà il tuo servizio.
La sezione delle qualifiche mostra le credenziali, i premi e il track record di successo della tua azienda.
La conclusione riassume i punti essenziali della proposta in forma di paragrafo, seguita da eventuali appendici.
I termini e condizioni indicano ciò su cui tu e il potenziale cliente siete d'accordo e cosa aspettarsi dall'accordo.
Questa sezione fornisce uno spazio, come una casella di firma, dove il potenziale cliente può firmare per indicare l’accettazione.
Quali sono i tipi di proposte commerciali?
Esistono due tipi principali di proposte commerciali, a seconda di chi ha iniziato l'offerta: sollecitate e non sollecitate.
Proposte commerciali sollecitate
Una business proposal richiesta o sollecitata è creata su richiesta di un potenziale cliente. Ci sono due tipi di proposte richieste:
- Sollecitate formalmente: una risposta a una richiesta formale o ufficiale da parte di un prospect. Nella maggior parte dei casi, un cliente richiede formalmente proposte da diverse aziende e decide quindi quale sia la migliore per le proprie esigenze. La richiesta ufficiale contiene i requisiti per il progetto.
- Sollecitate in modo informale: una richiesta informale nasce da incontri informali o conversazioni. Pensate a cene o chiacchierate informali. Nella maggior parte dei casi, il cliente non richiede più proposte da altre aziende.
Proposte commerciali non richieste
Le proposte commerciali non richieste vengono scritte e inviate a un prospect senza alcuna richiesta, formale o informale.
Pensa a delle email a freddo; ti rivolgi al prospect - di tua iniziativa - e offri una proposal che risolva il suo problema o migliori i processi.
Esempio di mail proposta commerciale non sollecitata a un potenziale cliente.
Il tipo di proposta influisce sul contenuto?
No, il tipo non incide sul formato. Che sia richiesta o meno, una business proposal dovrebbe contenere sezioni essenziali come la dichiarazione del problema e la soluzione.
Il tipo, tuttavia, influisce sulla preparazione e sulla ricerca che vengono fatte a monte.
- Sollecitata: una richiesta di proposta spesso contiene informazioni sul cliente, quindi richiede meno ricerca rispetto alla controparte non richiesta. È più facile proporre una soluzione su misura per le esigenze del cliente e hai molte informazioni con cui lavorare.
- Non richiesta: d'altra parte, una proposta non richiesta richiede una ricerca di mercato perché i dettagli dei problemi del prospect sono ancora sconosciuti. C'è il rischio di proporre una soluzione generica, fattore che può essere mitigato da una ricerca approfondita.
Proposte commerciali in settori diversi
La maggior parte delle proposte commerciali segue lo stesso schema, ma il contenuto di ciascuna sezione differisce a seconda del problema, del prospect e del settore. È un documento ampiamente utilizzato e ogni settore avrà variazioni a seconda di quanto tecnica o di nicchia sia l'offerta commerciale.
Ecco alcuni esempi di progetti che le aziende B2B possono ottenere tramite proposte commerciali:
- IT: organizzazione della sicurezza e manutenzione della rete, gestione dei database, ecc.
- Pubblicità e marketing: sviluppo di strategie per annunci, campagne sui social media e ottimizzazione dei motori di ricerca
- Pianificazione di eventi: organizzazione di ritiri aziendali, conferenze, fiere, lanci di prodotti, ecc.
- Logistica: gestione della distribuzione, magazzino, confezionamento, logistica inversa, ecc.
- Edilizia: creazione di proposte per progetti residenziali, commerciali, industriali e a uso misto
- Ingegneria: supervisione dell'automazione di una fabbrica, produzione di beni, manutenzione delle macchine, ecc.
- Servizi di sicurezza: installazione di sistemi di controllo accessi, sistemi di allarme e telecamere, rilevatori di fumo e incendi, ecc.
Cosa non è una proposta commerciale
Le proposte commerciali vengono spesso utilizzate per fare riferimento ad altri documenti aziendali, come i business plan o i preventivi aziendali.
Tuttavia, questo è impreciso; le proposte hanno obiettivi diversi rispetto ai piani e alle stime.
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Business proposal vs. business plan
Un piano aziendale descrive la crescita di un’azienda. In generale, i business plan:
- Forniscono una descrizione dettagliata della tua azienda
- Registrano gli obiettivi e la visione della tua azienda
- Spiegano il finanziamento e i piani per il reddito
In generale, un piano aziendale è un documento interno. Se viene utilizzato esternamente, viene principalmente utilizzato per presentarsi a potenziali investitori.
Una proposta commerciale viene offerta a un potenziale cliente. È un documento esterno che contiene soluzioni e prezzi specifici per il problema di quel cliente.
Business proposal vs. preventivo aziendale
Le proposte commerciali e i preventivi aziendali(si apre in una nuova scheda o finestra) sono molto simili. Entrambi mirano a vendere il tuo prodotto o servizio. Tuttavia, le proposte sono più lunghe e dettagliate rispetto ai classici modelli di preventivo commerciale.
Il motivo: i preventivi aziendali sono semplicemente una stima approssimativa che informa il cliente su quanto potrebbe spendere lavorando con te. Poiché si tratta soltanto di una stima, l'importo potrebbe variare a seconda della manodopera e degli equipaggiamenti necessari.
Al contrario, una proposta è un documento più lungo e completo che mostra i prezzi, ma anche un'analisi del problema, le credenziali della tua azienda e soluzioni ad altri problemi logistici.
Spesso, i clienti richiedono preventivi quando:
- Il progetto è relativamente piccolo
- C'è un approccio standard, oppure la metodologia è già stabilita. Esempi includono ridipingere l'interno di una casa o richiedere un servizio di pulizia mensile.
- L'azienda gode già di una buona reputazione, quindi può evitare di esplicitare le proprie credenziali.
D'altra parte, una proposta commerciale copre progetti più complessi e unici, dove fornisci soluzioni specifiche adattate al problema del potenziale cliente. Inoltre, una proposta contiene la prova che sei la persona adatta per il lavoro.
Acronimi coinvolti nelle proposte commerciali
Quando lavori con potenziali clienti, incontri diversi acronimi simili tra loro. È utile sapere cosa significano questi acronimi perché implicano risultati diversi.
Eccoli divisi in categorie:
Richiesta di informazioni (RFI)
I potenziali clienti possono richiedere informazioni prima di richiedere una proposta. Un RFI li aiuta a selezionare fornitori e determinare quali possono risolvere meglio il loro problema. I potenziali clienti inviano un RFI se non sono ancora familiarizzati con i fornitori del settore.
Richiesta di proposta (RFP)
Questa è una richiesta ufficiale per una business proposal, che dovrebbe contenere tutte le sezioni essenziali indicate in questa guida. A differenza di un RFI, il cliente già conosce le aziende che deve contattare. In alcuni casi, un RFP segue un RFI.
Richiesta di preventivo (RFQ)
I potenziali clienti inviano un RFQ quando il prezzo è il fattore decisionale; cercano beni standard con i migliori prezzi. Di conseguenza, un preventivo contiene un elenco dettagliato dei prezzi, che è molto più breve e conciso rispetto a una proposta, che ha una dichiarazione di problema dedicata e una soluzione personalizzata.
In breve:
- Una RFI richiede informazioni generali
- Un RFP richiede una proposta commerciale formale, completa delle tue credenziali, prezzi e condizioni
- Un RFQ ti chiede di quotare il prezzo dei tuoi beni o servizi
Se il potenziale cliente ti invia un RFP, inizia a scrivere una proposta commerciale
Come scrivere una proposta commerciale
Le proposte commerciali seguono un formato standard. Segui questo formato mentre scrivi l'intera business proposal. Ricorda i dettagli importanti che potrebbero fare la differenza tra il successo e il fallimento della vendita.
Le proposte commerciali vincenti iniziano con una ricerca solida. Raccogli informazioni sul potenziale cliente e sulle sue attuali esigenze, cioè il problema per il quale hanno bisogno di aiuto.
La ricerca di mercato è ancora più cruciale quando stai scrivendo una proposta non richiesta. È fondamentale per definire il problema e la relativa soluzione.
Raccogli tutti i dati utili sulla soluzione che vuoi proporre. Assicurati di includere descrizioni chiare dei servizi o prodotti, informazioni sui prezzi, storie di successo dai clienti passati e i principali eventi aziendali. Questi dettagli ti saranno preziosi quando costruirai la tua presentazione.
Successivamente, crea un outline. Darai così struttura alla tua proposta che ti guiderà durante la creazione del documento.
Dedica una pagina al titolo. Non dare per scontato il titolo; dà al lettore un'idea chiara del valore che porti. Un buon titolo invoglia il potenziale cliente a continuare a leggere. Se il titolo è noioso, il cliente lo scarta e passa alla proposta del tuo concorrente.
Ecco tre suggerimenti per rendere il titolo della tua proposta commerciale più accattivante:
- Mantieni il titolo breve e conciso
- Comunica la tua proposta di valore
- Evita gergo tecnico
Oltre al titolo, il frontespizio include anche le seguenti informazioni:
- Il potenziale cliente
- Il nome della tua azienda
- La data di presentazione della proposta
I prospect sono per lo più professionisti impegnati, con un certo numero di proposte da leggere. L'indice facilita la scansione del documento e il passaggio a diverse sezioni.
Il sommario segue il formato standard, ovvero:
- Riepilogo esecutivo
- Dichiarazione del problema
- Soluzione
- Prezzi
- Qualifiche
- Termini e condizioni
Se stai inviando una proposta commerciale digitale, aggiungi collegamenti ipertestuali all'indice per rendere la tua proposta più interattiva.
Un buon executive summary(si apre in una nuova scheda o finestra) delinea il cuore della proposta e dà al lettore un'idea solida di come puoi aiutarli, anche se non leggono l'intero documento.
Il riassunto esecutivo riassume, in forma di paragrafo:
- Una presentazione della tua azienda
- Il problema che il potenziale cliente sta affrontando
- La soluzione che offri
Evita di utilizzare affermazioni vaghe come "siamo i migliori per il lavoro". Specifica la tua proposta di valore e le credenziali.
Nella pagina successiva, spiega il problema o l'obiettivo del potenziale cliente. Questo ti offre l'opportunità di dimostrare di avere una profonda comprensione del dilemma del cliente.
La descrizione del problema è lunga circa due o tre paragrafi e contiene:
- Il problema principale
- Problemi che il potenziale cliente potrebbe non sapere di avere
- Dettagli pertinenti
Discuti il divario tra l'obiettivo ideale e la realtà attuale.
Dopo il problema arriva la soluzione. In questa parte del documento, discuti la soluzione esatta per alleviare il problema e raggiungere l'obiettivo del potenziale cliente.
Le migliori proposte comprendono una suddivisione dei risultati. Evita affermazioni vaghe come "forniremo X, in modo che tu possa ottenere Y". Specifica nel dettaglio la tua soluzione; nessun cliente vuole ricevere un testo generico.
Se stai offrendo un prodotto, elenca i benefici reali e fornisci una tempistica stimata in cui il potenziale cliente potrebbe aspettarsi di riceverlo. Se possibile, fornisci:
- Descrizioni dei prodotti
- Quantità
- Foto e illustrazioni dei prodotti
Se stai offrendo un servizio, discuti come fornirai la soluzione. Suddividi il progetto in milestone e spiega cosa il cliente potrebbe aspettarsi da te. Una tempistica è utile perché mostra che conosci i passaggi da compiere, nel caso decidessero di lavorare con te.
Per guadagnare la fiducia di un potenziale cliente, la trasparenza è fondamentale. Ecco perché le informazioni sui prezzi sono importanti.
I prezzi dipendono dalla tua metodologia di prezzo, che sia una tariffa giornaliera, basata sui materiali o sui costi, ecc. Puoi fornire una tabella delle tariffe, così come diverse opzioni di prezzo.
Fai attenzione ai prezzi, perché potrebbero interferire in due modi:
- Se sono troppo bassi, il progetto potrebbe non essere redditizio per te
- Se sono troppo alti, il potenziale cliente potrebbe scegliere un concorrente
È utile anche avere un'idea chiara del budget del cliente, così da poter offrire un prezzo allineato alle loro aspettative.
Una volta che la soluzione è stata delineata, mostra le credenziali. Mentre soluzioni concrete e prezzi trasparenti sono stati forniti, le tue qualifiche assicurano la fiducia e spingono ad accettare la proposta. Prepara:
- Premi e riconoscimenti
- Accreditamenti
- Testimonianze dei clienti e storie di successo
- La tua storia nel settore
Questa sezione può combinare paragrafi e punti elenco: dipende da come vuoi presentare le tue qualifiche.
Un modo comune per strutturare le qualifiche è spiegare la tua storia e le storie di successo dei clienti in brevi paragrafi, utilizzando i punti elenco per mostrare premi e accreditamenti.
La conclusione è un breve paragrafo che riprende i punti chiave della proposta, principalmente il problema, la soluzione e le tue credenziali.
Ancora più importante, la conclusione serve come invito all'azione che guida il potenziale cliente a compiere il prossimo passo. Deve includere le tue informazioni di contatto e la disponibilità.
Le appendici non sono necessarie; sono documenti supplementari che aggiungono contesto o dati alla proposta. Ma se possiedi informazioni non essenziali per la proposta, ma che desideri fare conoscere al cliente, è opportuno inserire un'appendice.
Ecco alcune cose che puoi mettere in un'appendice:
- Illustrazioni di prodotti
- Tabelle, figure e grafici
- Progetti
- Mappe
- Foto
I termini e condizioni (T&C) stabiliscono i diritti e le responsabilità di entrambe le parti (tu e il potenziale cliente). I T&C ti proteggono insieme al potenziale cliente, assicurando che voi due siate sulla stessa lunghezza d'onda e riducendo il rischio di conflitti.
Questa sezione riduce al minimo le incertezze sulle aspettative, i requisiti e gli obblighi. Alcuni degli elementi che potrebbero essere coperti dai tuoi T&C sono:
- Proprietà intellettuale: se il cliente accetta la proposta, questa clausola delinea chi possiede la proprietà intellettuale che verrà creata e utilizzata.
- Pagamento: questo punto evidenzia come e quando il cliente paga per i beni o i servizi, inclusi i metodi di pagamento, la tabella di pagamento, ecc.
- Cancellazioni: una clausola che spiega i passaggi necessari per le cancellazioni.
- Politica sulla privacy: mostra l’intenzione di utilizzare i dati sensibili dei clienti.
- Altri costi: i T&C possono anche coprire i costi in caso di ritardi o di cessazione.
Hai bisogno di consulenza legale per redigere i tuoi T&C? Nella maggior parte dei casi, un T&C generale dovrebbe andar bene.
Tuttavia, è buona cosa considerare di consultare un professionista legale per supervisionare i tuoi T&C, specialmente se gli interessi del progetto sono alti.
Dopo i T&C, riserva un piccolo spazio per far firmare al potenziale cliente e accettare la proposta.
Può essere semplice come uno spazio per la firma o una casella con i nomi delle persone coinvolte, così come i loro titoli di lavoro.
Come qualsiasi documento aziendale, le offerte commerciali dovrebbero essere scritte in modo elegante, senza errori. Rivedi la tua proposta e fai attenzione ai seguenti aspetti:
- Errori di ortografia, punteggiatura e grammatica
- Informazioni incomplete o inaccurate
- Formattazione errata
Chiedi anche alle persone del tuo team di rivedere il documento, in modo che possano cogliere eventuali errori. Infine, ricorda di controllare gli elementi e la numerazione nel sommario.
Una volta che tutto è finalizzato, ora puoi inviare la business proposal al potenziale cliente.
Personalizza i modelli di proposte commerciali
Inizia con la giusta ispirazione e i modelli di proposte commerciali che puoi personalizzare online e con l’app Canva. Potrai espandere e modificare i template tutte le volte che desideri. Inserisci foto e mockups di prodotti e progetti, utilizza gli strumenti di visualizzazione dei dati e assicurati che lo stile dell’intera proposta rifletta lo spirito del tuo brand.
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Consigli utili per le proposte commerciali
Se il tuo cliente chiede proposte a diversi fornitori, può essere difficile distinguersi. La soluzione? Rendi la business proposal ancora più convincente, persuasiva e memorabile delle altre.
Fai dire sì al cliente alla tua proposta commerciale con alcune tecniche efficaci.
Aggiungi la prova sociale
La prova sociale conferisce alla tua proposta un solido strato di credibilità. Secondo un articolo sulla prova sociale di HubSpot, un cliente è più incline a rivolgersi ai propri pari(si apre in una nuova scheda o finestra) quando sta per acquistare un nuovo prodotto o servizio.
Agli occhi di un potenziale cliente B2B che cerca il miglior fornitore, ogni elemento di prova sociale è un voto di fiducia.
Ecco alcuni elementi che puoi usare come prova sociale:
- Storie e aneddoti dei clienti
- Recensioni da siti affidabili
- Timbro di approvazione di esperti
Cura lo stile
I contenuti sono importanti, ma stile e struttura hanno un impatto sui potenziali clienti, più propensi a sfogliare, leggere e accettare un documento ben progettato e professionale. Ecco alcuni consigli:
- Dimensioni: le dimensioni di un elemento ne indicano l'importanza, motivo per cui i titoli sono più grandi del corpo del testo.
- Coerenza: la formattazione deve essere coerente nell'intera proposta. Ad esempio, tutto il testo dovrebbe avere un tipo di carattere e una dimensione del font simili in tutto il documento. Allo stesso modo, tutte le intestazioni di livello 2 dovrebbero avere la stessa formattazione.
- Contrasto: il testo e lo sfondo devono avere colori contrastanti per mantenere il documento leggibile.
- Allineamento: l'allineamento delle immagini e del testo deve indicare la gerarchia dei contenuti. Gli argomenti principali dovrebbero essere allineati più a sinistra, mentre i sotto argomenti sono rientrati a destra. Assicurati che i punti elenco e gli elenchi siano correttamente rientrati.
Prova diverse combinazioni di caratteri per le varie sezioni di contenuti. Colora in modi differenti le frasi per rendere tutto visivamente più interessante.
Ti consigliamo di personalizzare i nostri business proposal template per evitare di preoccuparti della progettazione grafica e della struttura generale dei contenuti. Basterà aggiungere testo, immagini e illustrazioni personali, ritoccando un po’ lo stile per riflettere l’identità del tuo brand.
Rendi il tuo report visivo con dati e foto
Il rapporto Proposify's 2023 State of Proposals afferma che l'82% delle proposte vincenti contiene immagini(si apre in una nuova scheda o finestra). Se vuoi che la tua proposta venga accettata, aggiungi foto e illustrazioni.
Utilizza il nostro editor fotografico integrato gratuito(si apre in una nuova scheda o finestra) per migliorare le tue immagini. Puoi ritagliare, ruotare, capovolgere le foto e aggiungere testo a un'immagine, applicare filtri e aggiungere effetti fotografici.
Includi anche tabelle e grafici. Secondo il rapporto Canva's 2023 Visual Economy, circa l'85% dei leader aziendali globali concorda sul fatto che comunicare visivamente porti maggiore autorevolezza(si apre in una nuova scheda o finestra). Ciò significa che il contenuto visivo, come i grafici, potrebbe favorire una maggiore fiducia tra i lettori o, nel tuo caso, i potenziali clienti.
Canva Docs dispone di strumenti di visualizzazione dei dati che puoi utilizzare nelle tue proposte, come grafici a barre, grafici a torta o diagrammi ad albero.
Follow up
Dai tempo al potenziale cliente per prendere una decisione. Se attendi notizie già da un po', puoi fare un follow-up.
Nel tuo follow-up via email, puoi seguire questo formato standard:
- Promemoria sulla proposta
- Verifica dell'interesse
- Invito all'azione
Rivolgiti al cliente per nome, personalizza l'e-mail e mantieni un tono cordiale, non commerciale. Ricorda anche di ringraziarli.
Domande frequenti
Una business proposal è lunga quanto serve. Le proposte commerciali dirette sono di solito lunghe circa 10 pagine, ma diverse attività hanno offerte diverse e alcune sono più complesse di altre. Mantienila semplice e concisa.
Di solito è il dipartimento vendite a gestire le proposte commerciali, ma dipende dalla struttura organizzativa. Entità più grandi possono persino avere redattori di proposte dedicati.
Un buon esempio di proposta commerciale deve essere simile a molti altri documenti formali, quindi avere un linguaggio professionale e una coerente formattazione del testo. Tuttavia, le migliori proposte commerciali sono documenti visivi che contengono una struttura e una grafica sorprendente, foto, tabelle, grafici e illustrazioni selezionate con cura.
Una proposta commerciale inizia idealmente con una ricerca e un'outline. La ricerca aiuta l'azienda a capire il cliente e offrire la migliore soluzione. L'outline rende più veloce la scrittura del resto del documento.
L'ambito del progetto conta, quindi scrivere una business proposal può richiedere da qualche giorno a qualche mese. Se hai un modello di offerta commerciale, potrai accelerare l’intero processo.
Sì, Canva Docs è gratuito, quindi puoi creare gratuitamente bellissime proposte commerciali per tutti i tuoi potenziali clienti. Tuttavia, ci sono funzionalità aggiuntive a cui puoi accedere solo attraverso l’abbonamento a pagamento.
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