- Meeting agenda
Meeting agenda: esempi e consigli per scrivere un ordine del giorno efficace
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Cos'è un ordine del giorno?
Conosciuto con l’acronimo O.d.G. e meeting agenda, l’ordine del giorno è un documento che riassume l'obiettivo principale e i punti di discussione di una riunione. Gli ordini del giorno servono a impostare le aspettative dei partecipanti, strutturare le riunioni e mantenere tutti in linea durante la discussione.
Esempio di ordine del giorno di una riunione individuale con tema viola e verde menta.
Ordine del giorno vs. verbale della riunione
Gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni vengono spesso confusi, nonostante svolgono funzioni separate.
Gli ordini del giorno vengono scritti e inviati ai partecipanti prima di una riunione, mentre i verbali vengono stesi durante e consegnati successivamente. I verbali servono come resoconto di tutte le discussioni, decisioni e compiti concordati. A differenza degli ordini del giorno, scritti in ordine cronologico, i verbali possono essere organizzati per argomento, problema o attività.
Ordine del giorno vs. appunti della riunione
Proprio come i verbali, le note vengono scritte durante la riunione stessa. Tuttavia, non devono seguire un formato o una struttura rigida. Sono più una raccolta libera di idee piuttosto che un documento formale. Le note di riunione sono considerate documenti personali, il che significa che di solito non vengono condivisi con altri.
Chi crea l'ordine del giorno?
La persona responsabile di creare questo documento è chi ha organizzato il meeting. È responsabile della preparazione e dell'invio dell'agenda ai partecipanti prima della riunione.
Tuttavia, ciò non significa che sia l'unica persona responsabile della creazione dell'ordine del giorno. Mentre chi organizza è responsabile del modello dell'ordine del giorno, ci si aspetta che il team contribuisca con punti di discussione e attività. In questo modo, tutti possono partecipare ed essere pronti per la riunione.
Far parlare una sola persona durante la riunione è buon uso del tempo di tutti. Con uno sforzo collaborativo sull'ordine del giorno, puoi garantire che l'incontro diventi una parte vitale della produttività collettiva.
Perché la meeting agenda è importante?
Per scoprire perché l'ordine del giorno delle riunioni è Per capire perché gli ordini del giorno sono importanti, dobbiamo prima parlare dell'importanza delle riunioni.
Le riunioni vengono spesso criticate per essere tediose, dispendiose in termini di tempo e persino inutili. Magari hai già sentito dire "questa riunione poteva essere un'email".
Esistono dati sufficienti per stabilire che le riunioni mal gestite possono avere grandi ripercussioni su scala sia macro che micro. Un rapporto ha mostrato come le riunioni mal gestite(si apre in una nuova scheda o finestra) costano alle aziende statunitensi circa 37 miliardi di dollari all'anno. Anche i dipendenti ne soffrono: si stima che le cattive riunioni possano costare ai dipendenti(si apre in una nuova scheda o finestra) circa 31 ore al mese, ovvero quattro intere giornate lavorative.
Nonostante il disprezzo quasi universale per le riunioni, esistono per una ragione. Le riunioni efficaci possono far crescere le aziende. Offrono ai team un mezzo per scambiare conoscenze, fare brainstorming, collaborare, risolvere problemi e prendere grandi decisioni in tempo reale. Le riunioni aiutano a costruire rapporti, soprattutto nei team che lavorano da remoto e offrono a tutti gli altri l'opportunità per fornire supporto e incoraggiamento durante i momenti difficili.
Collabora con le persone del team tramite commenti ed emoji per creare un'agenda solida per le riunioni.
Ed è qui che entrano in gioco le meeting agenda. Un’agenda riunione ben eseguita può aiutare a rendere i tuoi meeting molto più produttivi:
Struttura una riunione
Ci sono poche cose che danneggiano le attività come riunioni condotte senza uno scopo o una direzione coerente. Con un ordine del giorno, tutti partecipano con obiettivi e aspettative chiari. E se l'incontro va bene, i partecipanti possono lasciare il meeting sentendosi responsabilizzati e pronti a compiere il passo successivo.
Incoraggia i partecipanti a contribuire
Inviare un ordine del giorno prima di un meeting aiuterà i partecipanti a prepararsi. Darà loro anche la fiducia necessaria per contribuire maggiormente alla discussione. Con un elenco di compiti e responsabilità, i partecipanti possono preparare le presentazioni individuali, ma anche annotare domande pertinenti, idee e preoccupazioni che potrebbero nascere durante la conversazione.
Mantieni tutti in linea e sulla stessa pagina
Le riunioni possono facilmente deviare dal loro scopo previsto, soprattutto durante discussioni animate (o accese). Avere un ordine del giorno a portata di mano aiuta tutti a ricordare cosa era stato prefissato di realizzare attraverso il meeting. Un ordine del giorno chiaro e dettagliato assicura che gli argomenti importanti vengano affrontati, aiutando i partecipanti a decidere quali discussioni possono essere rinviate a un altro giorno.
In sintesi, l’obiettivo di un ordine del giorno è aiutare i partecipanti a dare il meglio di sé, fare da guida in caso di deviazioni nelle discussioni e, infine, risparmiare tempo ed energia a tutti per fare di più sia durante che dopo la riunione.
Cosa includere in un ordine del giorno
La struttura di un O.d.G varia spesso a seconda dello scopo dell'incontro. Tuttavia, dovrebbe includere i seguenti elementi chiave per garantire che la riunione rimanga in linea e raggiunga gli obiettivi prefissati.
Puoi aggiungere punti salienti, obiettivi, aggiornamenti, blocchi e azioni specifiche per un ordine del giorno più completo.
Lo scopo della riunione serve come panoramica per informare tutti i partecipanti sugli obiettivi dell'incontro e il suo focus. Stabilisce anche il risultato desiderato per mantenere la conversazione fluida. In questo modo, tutti avranno abbastanza indizi su ciò che accadrà durante il meeting ancora prima che cominci.
L'elenco dei partecipanti include le persone che dovrebbero partecipare all'incontro, con i rispettivi ruoli e responsabilità. In questa sezione, i partecipanti vengono informati su chi si occuperà di facilitare la riunione, verbalizzare, presentare, etc.
Al centro dell'ordine del giorno c'è l'elenco degli argomenti che verranno trattati. Possono essere argomenti chiave per una sessione di brainstorming(si apre in una nuova scheda o finestra), domande da discutere o decisioni da prendere. Questa sezione include anche chi sarà responsabile di trattare ogni argomento, così i partecipanti possono prepararsi in anticipo.
Questa sezione indica quanto tempo verrà dedicato a ciascun punto di discussione. Può essere molto utile a prevenire ritardi e distrazioni inutili, assicurando che la riunione rimanga in linea con l'agenda ed evitando che i partecipanti trascorrano troppo tempo su un singolo argomento.
Gli elementi di azione sono un elenco di ciò che deve essere fatto dopo la riunione. Specifica chi compirà una determinata azione e stabilisce la scadenza per ciascun compito. Questa sezione garantisce che i risultati del meeting vengano implementati e stabilisce responsabilità e produttività di ciascun partecipante.
I documenti di supporto sono materiali necessari che i partecipanti possono consultare o a cui possono fare riferimento durante la conversazione. Alcuni esempi sono presentazioni, dati, dettagli del progetto, wireframe(si apre in una nuova scheda o finestra), prototipi(si apre in una nuova scheda o finestra) o verbali delle riunioni precedenti.
Tipi comuni di ordini del giorno
Gli ordini del giorno possono essere formali o informali, a seconda del tipo di riunione per cui vengono redatti.
Le meeting agenda formali sono più strutturate e rigide. Includono elementi come blocchi di tempo fissi per gli argomenti e brevi introduzioni per ogni relatore. Molti O.d.G. formali, come quelli per le riunioni dei consigli di amministrazione e dei consigli comunali, seguono le Regole d'Ordine di Robert, un quadro utile per gestire incontri ben organizzati.
Gli ordini del giorno informali riflettono la natura rilassata e informale di questo tipo di riunioni. Non sono dettagliati come quelli formali e permettono più spazio per discussioni aperte, solitamente presentandosi come semplici elenchi puntati di azioni da intraprendere e punti di discussione. I meeting agenda informali vengono spesso utilizzati per sessioni di brainstorming, incontri quotidiani e riunioni uno-a-uno.
Di seguito, elenchiamo 10 formati di ordini del giorno formali e informali e cosa includono tipicamente.
Esempio di ordine del giorno riunione scrum in cui puoi mostrare le persone del tuo team usando le loro foto.
Le riunioni del consiglio di amministrazione sono incontri formali in cui il consiglio di amministrazione discute le prestazioni, le politiche e le strategie dell'azienda.
Un board meeting agenda template include:
- Chiamata all'ordine: apre formalmente la riunione e segue l'appello.
- Approvazione del verbale precedente: il verbale dell'ultima riunione viene letto per eventuali modifiche.
- Report dei dirigenti: i membri della leadership presentano i loro report. I partecipanti possono sollevare mozioni, entrare in dibattiti e votare.
- Report dei comitati: le commissioni presentano i loro report.
- Questioni in sospeso: include questioni importanti che sono state posticipate o lasciate irrisolte.
- Nuovi argomenti: le persone partecipanti propongono nuove questioni o raccomandazioni.
- Annunci: i membri condividono date importanti e scelgono l'orario della prossima riunione.
- Aggiornamento: la riunione si conclude formalmente.
Gli obiettivi e i contenuti di una riunione del team di leadership variano da gruppo a gruppo. Generalmente, coinvolgono discussioni sui progressi di ogni team, eventuali ostacoli che stanno incontrando e che tipo di supporto possono ottenere dagli altri.
Un business meeting agenda template per diregenti e manager include gli elementi elencati sopra, insieme a:
- Una panoramica degli obiettivi organizzativi per la fase/mese/trimestre/ciclo corrente
- Aggiornamenti sullo stato di ogni team
- Indicatori chiave di prestazione per ogni dipartimento
- Milestone e successi del team
- Sfide e minacce
- Opportunità di mercato
- Discussioni su apprendimenti chiave
- Sessioni di feedback
- Elementi d'azione, referenti designati e cadenze
"Riunione del personale" è un termine ampio che comprende una varietà di tipi di riunioni differenti. Le riunioni del team possono essere incontri una tantum, oppure quotidiani, settimanali o mensili.
Per questo tipo di riunione, una meeting agenda include solitamente gli elementi di base, più uno qualsiasi dei seguenti componenti:
- Una panoramica degli obiettivi del team e degli indicatori chiave di prestazione
- Date e annunci importanti
- Un elenco di priorità da completare entro la prossima riunione
- Eventuali problemi e come risolverli
- Complimenti alle persone eccezionali del team
Le sessioni di brainstorming sono utili per stimolare la creatività quando si concettualizza un nuovo progetto o si risolve un problema in gruppo.
Data la mancanza di regole rigide per la gestione delle sessioni di brainstorming, a volte può essere difficile mantenere sotto controllo le discussioni. Prova i seguenti punti dell'ordine del giorno per sessioni più efficienti:
- Obiettivo chiaro e attuabile: rifletti su come condurre una riunione di successo.
- Insieme di regole base: per garantire una riunione produttiva e priva di stress, stabilisci regole come "nessuna interruzione quando qualcuno sta parlando" e tempi di pausa regolari, per evitare il burnout.
- Spunti e attività: gli spunti possono aiutare a stimolare il pensiero creativo. Poni una o più domande e chiedi al tuo team di organizzare le idee in una mappa mentale.
- Votazione: utilizza la regola della maggioranza per decidere democraticamente su un'idea.
Conosciute anche come riunioni uno-a-uno, questo tipo di meeting è un incontro regolare tenuto tra un manager e un dipendente. Serve affinché quest'ultimo possa fornire istruzioni e opinioni sulle prestazioni, spiegare un compito o permettere ai dipendenti di discutere qualsiasi sviluppo personale e come affrontare le sfide.
Ecco gli elementi comuni degli ordini del giorno delle riunioni 1:1:
- Check-in: chi organizza le riunioni di solito inizia con un rapido controllo dell'umore. Serve a rompere il ghiaccio e mettere i partecipanti a loro agio.
- Richiamo: il manager chiede aggiornamenti sui compiti concordati nella riunione precedente.
- Roadblock: un invito a discutere le sfide che impediscono al dipendente di raggiungere i propri obiettivi.
- Successi: il manager fa i complimenti al dipendente per eventuali successi.
- Aspettative: i partecipanti esprimono che tipo di progressi vogliono vedere dopo la discussione.
Conosciute anche come standup, le scrum sono riunioni temporizzate per allineare i membri di un gruppo specifico all'interno di un'organizzazione. Possono tenersi quotidianamente o settimanalmente, con i membri pronti a condividere aggiornamenti su ciò che hanno fatto e ciò che pianificano di fare per il giorno o la settimana successiva.
Uno Scrum meeting agenda template include quasi sempre gli elementi di base. Tuttavia, i punti di discussione sono focalizzati solo sul rispondere alle seguenti domande:
- Cosa hai fatto ieri?
- Quali sono i tuoi obiettivi di oggi?
- Hai degli ostacoli?
- Quanto ti manca per raggiungere i tuoi obiettivi?
Una riunione post-mortem è una parte essenziale del ciclo di vita di un progetto, generalmente tenuta alla fine dello stesso. Questo tipo di riunione offre l'opportunità a un team di progetto di discutere ciò che è andato bene e ciò che può essere migliorato. Essenzialmente, è un modo per celebrare le vittorie, riflettere sugli errori e migliorare i processi per migliorare in futuro.
Gli ordini del giorno delle riunioni post-mortem includono gli elementi chiave, insieme ai seguenti componenti:
- Riepilogo: tu e il tuo team rivedete gli obiettivi e gli scopi originali del progetto.
- Risultati: qui, esamini i risultati finali del progetto, discutendo se avete raggiunto gli obiettivi e le metriche previste per il successo del progetto.
- Miglioramenti: in questa sezione, analizzi le ragioni dei risultati del progetto, spiegando nel dettaglio cosa è andato bene, cosa no e cosa può essere migliorato in futuro.
Le riunioni di onboarding introducono i nuovi dipendenti o membri agli obiettivi, alla missione e alla struttura dell'organizzazione. Quando condotte correttamente, possono far sentire i nuovi assunti rassicurati di avere a disposizione tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi previsti dai loro ruoli.
Sebbene l'ordine del giorno delle riunioni di onboarding vari a seconda dell'azienda o dell'organizzazione, può includere i seguenti componenti:
- Storia generale dell'azienda
- Vita aziendale
- Responsabilità del ruolo
- Presentazione del team
- Materiali di lettura e formazione
Le riunioni di valutazione delle prestazioni possono avere luogo annualmente o semestralmente. I protagonisti sono manager e dipendente, riuniti per discutere le prestazioni lavorative generali da quest'ultimo, i punti di forza e le aree di miglioramento. In questo tipo di riunione, i manager forniranno opinioni tecniche specifiche e attuabili per incoraggiare i dipendenti a migliorare le proprie performance.
Ecco alcuni componenti comuni degli OdG di questa tipologia:
- Valutazione generale: si tratta di una breve panoramica delle prestazioni lavorative del dipendente, che evidenzia ciò che va bene e ciò che non va nei processi.
- Risultato: analisi approfondita di ciò che un dipendente ha realizzato nel suo lavoro, in un determinato periodo.
- Aree di miglioramento: uno spazio utile per esplorare soluzioni e migliorare le questioni lavorative.
- Obiettivi: un invito a discutere e stabilire obiettivi realistici per il prossimo periodo di revisione.
Conosciuta anche come all-hands, una riunione generale è un raduno aziendale in cui leader, stakeholder e dipendenti si riuniscono per condividere informazioni essenziali su questioni aziendali. Alcune di queste possono includere aggiornamenti e annunci per favorire l'allineamento in tutta l'organizzazione.
Data la vasta audience, la struttura dell'ordine del giorno di una riunione generale appare spesso diversa da altri tipi di meeting. Ecco cosa puoi aspettarti da un ordine del giorno di una riunione generale:
- Check-in iniziale
- Attività rompighiaccio
- Annunci veloci
- Aggiornamenti aziendali
- Temi di interesse aziendale
- Sessione di domande e risposte
- Promemoria e chiusura
Come scrivere un ordine del giorno riunione
Un ordine del giorno efficace garantisce il successo di un meeting delineando i punti di discussione e mantenendo la concentrazione dei partecipanti sul tema trattato. Nonostante scrivere un O.d.G può sembrare un compito semplice, richiede una pianificazione accurata e considerazioni per offrire un grande valore al tempo delle persone.
Se stai pianificando di gestire una rapida riunione del personale o un incontro del consiglio di due ore, crea un'agenda efficace seguendo questi sei semplici passaggi:
Crea un ordine del giorno che inizi con ciò che desideri ottenere dalla riunione. Per fare ciò, puoi farti domande come:
- Vuoi aggiornare il team su un progetto?
- Hai bisogno dei consigli o del parere dei tuoi colleghi?
- Devi prendere una decisione con il tuo team?
Conoscere il tuo obiettivo informa i partecipanti su ciò che devono fare per arrivare preparati, ma ti guida anche nella creazione di un’agenda che porterà avanti la conversazione. Tenendo tutto questo a mente, puoi capire il tipo e lo scopo del meeting, così come chi dovrebbe parteciparvi.
Risparmia tempo e fatica e scrivi un ordine del giorno da zero modificando un modello che funge da base su cui espanderti.
La raccolta Canva è ricca di modelli di ordine del giorno gratuiti e professionalmente realizzati da grafici esperti. Puoi filtrare la ricerca per tipo di meeting agenda template e personalizzare il modello che ti piace su Canva Docs. Inietta un po' di creatività nel tuo documento e rendilo più coinvolgente da leggere giocando con colori, font e altri elementi grafici come icone e grafici.
Quando sei alle prese con la creazione di un ordine del giorno, è importante tenere a mente che lo sforzo collaborativo è fondamentale. Consulta colleghi e collaboratori e incoraggia tutti a suggerire argomenti che vorrebbero trattare durante la riunione. Alcuni di questi temi potrebbero essere domande su un progetto, soluzioni per ostacoli e nuove idee per un lancio di un prodotto. Consenti a tutti di partecipare attivamente e assicura che l'incontro sia produttivo per tutti i membri.
Una volta ottenuto un elenco di idee, rivedile e decidi quali includere nell'ordine del giorno. Assicurati che questi elementi siano allineati con gli obiettivi e gli scopi della tua riunione. Poi, organizzali in ordine di priorità in modo che i partecipanti sappiano quali argomenti devono essere affrontati immediatamente e quali possono essere lasciati per ultimi.
Assicurati che il meeting rimanga in carreggiata assegnando il tempo necessario a ciascun argomento da affrontare. Potrebbe rivelarsi difficile le prime volte, ma puoi evitare la trappola di sottovalutare i limiti di tempo. Prendi in considerazione quanto tempo sarà necessario per introdurre un argomento, rispondere a domande e concordare le azioni di follow-up. Quando avrai in mente un lasso di tempo, aggiungi qualche minuto in più, nel caso ci siano questioni che ancora devono essere affrontate.
Per garantire che la riunione proceda senza intoppi, assegna un leader a ogni argomento. In questo modo, potrai consentire loro di prepararsi in anticipo e garantire il coinvolgimento attivo durante la conversazione.
Prima di inviare l'ordine del giorno ai partecipanti, assicurati di includere materiali utili per la riunione. Aiuta tutti a familiarizzare con certi documenti prima che il meeting abbia inizio. In questo modo, puoi impostare il contesto ideale per ogni partecipante e permettere a tutti di contribuire alla discussione.
Per quanto possibile, vuoi incoraggiare e indirizzare un discorso significativo verso gli obiettivi della riunione. Per fare ciò, condividi l'ordine del giorno con i partecipanti in anticipo, in modo che possano avere tempo per preparare riflessioni e domande.
Ricorda che il lavoro di una meeting agenda non finisce qui. Puoi ancora usarla per annotare e tenere traccia delle azioni emerse durante la discussione. Ricorda di includere le persone responsabili e le scadenze per le attività di follow-up per raggiungere gli obiettivi prefissati.
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Consigli utili per creare meeting agenda
Stai pianificando una riunione con il personale regolare, una sessione di brainstorming o un'assemblea generale aziendale? In questi e molti altri casi, un ordine del giorno ben strutturato prepara il palcoscenico per una discussione focalizzata e significativa. Per raggiungere questo obiettivo, segui questi consigli.
Crea liste di controllo di attività per assicurarti che l'ordine del giorno della tua riunione sia più facile da monitorare.
Ordina gli argomenti dell'agenda riunione per importanza
Gli argomenti di un O.d.G possono essere ordinati e presentati in tre gruppi: elementi informativi, argomenti di discussione e punti di azione. Categorizza gli argomenti dell'ordine del giorno in questo modo ed evidenzia gli elementi prioritari. Ti aiuterà a facilitare la comunicazione di quali compiti richiedono un'attenzione urgente e quali possono essere messi in secondo piano.
Guida le discussioni con domande aperte
Quando inizia la fase della discussione, può essere facile cadere nella trappola di scrivere un elenco vago di argomenti come "rinnovo del manuale operativo" o "approvazione delle linee guida del brand". Utilizza domande aperte che incoraggiano le discussioni, come ad esempio chiedere ai partecipanti: "Perché è necessario rinnovare il nostro manuale operativo? Cosa manca nel nostro manuale attuale e quali capitoli hanno la priorità? Come possiamo dividere uno specifico compito più efficacemente?"
Se fare domande ti sembra imbarazzante, utilizza un linguaggio orientato all'azione per definire ciò che vuoi ottenere con ciascun punto dell'ordine del giorno. Piuttosto che scrivere frasi passive come "rinnovo del manuale", scrivi "aggiorna il manuale per riflettere i limiti di carattere e le migliori strategie identificate a livello globale."
Definisci un processo per affrontare gli argomenti dell'ordine del giorno
Significa fornire un processo chiaro e passo dopo passo per affrontare gli argomenti dell’O.d.G, in particolare quelli che richiedono risoluzione dei problemi e decisioni. Ad esempio, diciamo che devi scegliere tra tre redesign del logo per il tuo brand.
Il tuo processo potrebbe apparire così:
- 10 minuti per presentare ogni proposta di logo
- 5 minuti di pausa per deliberazioni individuali
- 10 minuti per discutere i pro e i contro di ogni progetto
- 5 minuti per decidere il design finale
Seguire un processo formale conferisce più struttura alle riunioni e aiuta i partecipanti a concentrarsi maggiormente sul compito da svolgere.
Concludi l’ordine del giorno con un "controllo della realtà"
Quando hai completato le modifiche, ricontrolla tutto dall’inizio alla fine. Dovrai valutare se è effettivamente tutto fattibile entro il tempo assegnato. Evita di sovraccaricare l'agenda: anche se tecnicamente potresti affrontare tutto entro il tempo stimato, vorrai dare a te e al tuo team un po' di respiro.
Domande frequenti
Affinché un ordine del giorno sia efficace, dovrebbe comunicare lo scopo della riunione, chiarire le responsabilità, permettere ai partecipanti di contribuire e mantenere la conversazione sempre sul percorso prefissato. Ricorda che un ordine del giorno efficace può cambiare le regole del gioco per la produttività, offrendo grande valore al tempo di tutti e rendendo i meeting molto più efficienti e gratificanti.
Sebbene gli ordini del giorno siano una parte vitale della gestione dei progetti, hanno i loro pro e contro. Da un lato, aiutano a standardizzare il modo in cui vengono condotte le riunioni e stabiliscono aspettative e obiettivi chiari per incentivare la produttività della discussione. Dall'altro, a volte possono essere troppo rigidi o strutturati. A causa del limite di tempo impostato per ogni punto di discussione, potrebbe mancare spazio per ulteriori brainstorming o sessioni di pensiero creativo.
Quando pianifichi una riunione, è utile rispondere alle seguenti domande per garantire che il tempo di tutti venga utilizzato al meglio:
- Perché stai organizzando un meeting?
- Quali informazioni devono essere condivise?
- Quali sono gli obiettivi?
- Chi dovrebbe partecipare?
- Chi dovrebbe parlare?
- Quanto deve durare l'incontro?
- Quali documenti devono essere condivisi in anticipo?
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