- Gap analysis
Come fare una gap analysis: template e consigli
Passa a:
Gap analysis: cos’è e a cosa serve
Se hai un’azienda e vuoi espandere la tua attività o sei alle prese con la gestione di un nuovo progetto aziendale, saprai già che monitorare i progressi è fondamentale. Anche se il tuo piano iniziale era ben dettagliato, difficilmente poteva prevedere ogni sorpresa o fattore esterno incontrato lungo il percorso.
Una gap analysis, nota anche come analisi del gap o analisi delle lacune, offre una visione chiara per comprendere a che punto si trova attualmente il tuo progetto, azienda o attività. Mostra inoltre i progressi fatti, quanto è vicino o lontano dall’obiettivo, e cosa puoi fare per ridurre la distanza. Rivela i punti deboli della tua strategia attuale e ti aiuta a identificare le aree su cui intervenire per migliorare.
Grazie ai dati presentati, può anche aiutare un'organizzazione a semplificare l'allocazione delle risorse per un'efficienza e una produttività ottimali, che si tratti di tempo, denaro, materiali o risorse umane.
Perché è importante la gap analysis?
Lo scopo principale della gap analysis è valutare i progressi di un progetto utilizzando standard esterni o di settore come criteri. I suoi risultati evidenziano perché non sono stati ancora raggiunti alcuni indicatori chiave di performance (KPI) e quali fattori incidono su questo. I KPI possono riguardare profitti, prestazioni e processi.
Inoltre, attraverso un’analisi del gap, le aziende possono identificare prodotti o servizi con le peggiori prestazioni e decidere se apportare modifiche per soddisfare le esigenze dei clienti, investire di più nelle promozioni, oppure rimuovere completamente un elemento dal portfolio.
Se eseguita nel modo corretto, questo tipo di analisi può aiutare un’azienda a risolvere i propri punti deboli, per portare avanti i piani aziendali e raggiungere il massimo potenziale rispetto alla posizione attuale nel settore.
Quali sono i tipi di gap analysis?
Esistono diversi tipi di analisi dei gap, dalla compliance gap analysis - utile per verificare che la tua azienda sia in linea con regolamenti e standard di settore, alla cyber security gap analysis - che verifica lo stato di sicurezza informatica di un’organizzazione, dalla content gap analysis - fondamentale per strategie basate sui contenuti online, alla data protection gap analysis - per identificare punti di debolezza nelle misure di sicurezza in relazione ai dati.
Nonostante lo scopo dei vari tipi di analisi sia sempre lo stesso, ovvero confrontare la posizione attuale di un progetto o un’attività rispetto a dove dovrebbe essere, ognuna è più o meno adatta a obiettivi specifici. Ecco un approfondimento su quattro tipi di gap analysis per individuare diverse lacune e ottenere risultati mirati per la tua azienda:
Gap analysis di mercato
L'analisi delle lacune di mercato è più olistica e proattiva rispetto alla ricerca di mercato tradizionale. Mentre quest’ultima si concentra su un pubblico di riferimento, l’analisi del gap studia le condizioni del mercato nel loro complesso. Determina quali segmenti sono scarsamente serviti e quali prodotti o forniture sono altamente richiesti ma scarsamente offerti, consentendo all'azienda di espandersi in una nuova area.
Questo tipo di analisi esamina anche i concorrenti e le strategie che adottano, fungendo da competitive gap analysis. I risultati possono rivelare punti di forza o debolezza nel branding di un’azienda, sia a livello globale sia in riferimento a prodotti e servizi specifici.
Gap analysis delle prestazioni
Chiamata anche analisi delle lacune strategiche o del divario prestazionale, la gap analysis delle performance misura il rendimento reale di un'attività rispetto a quello previsto. Implica la valutazione delle prestazioni di un'azienda rispetto a obiettivi a lungo termine, come un piano quinquennale, identificando e affrontando discrepanze e lacune.
Inoltre, l'analisi del gap nelle performance considera il modo in cui la strategia per massimizzare le prestazioni si confronta con quelle adottate dalla concorrenza, creando un benchmark per migliorare le operazioni aziendali.
Gap analysis di profitto
Quest’analisi confronta i guadagni reali di un’azienda con quelli previsti. Può anche includere una valutazione dei risultati raggiunti dai competitor attraverso il confronto di strategie di prezzo, proposte di valore per i clienti, punti di forza unici e altro ancora.
Analizzando queste lacune, un'azienda può comprendere perché ha mancato i propri obiettivi e correggere la rotta per conquistare quote di mercato e aumentare la redditività.
Gap analysis delle competenze
Meglio nota come skill gap analysis, serve a valutare i dipendenti di un’organizzazione rispetto alla corretta delega delle responsabilità. Serve a determinare se ci sono abbastanza persone con le giuste competenze per aiutare l'azienda a raggiungere gli obiettivi.
Attraverso un'analisi del divario di competenze, Attraverso uno skill gap assessment, un’attività può acquisire una visione chiara dell'intera forza lavoro, migliorare la pianificazione a lungo termine e creare un vantaggio competitivo per restare avanti rispetto alla concorrenza.
Chi dovrebbe condurre una gap analysis?
Dipende dal tipo di analisi da svolgere. Tieni presente che una gap analysis richiede una conoscenza approfondita dell'area target per individuare i punti deboli e migliorare le strategie attuali.
Ad esempio, un’analisi delle lacune di mercato può essere condotta da project manager alla guida di un progetto o iniziativa. La loro posizione di leadership consente di sfruttare competenze e conoscenza del mercato per proporre soluzioni alle lacune identificate.
Per l'analisi del divario di profitto, manager e responsabili finanziari possono prendere l'iniziativa e collaborare con altri dipartimenti dell'azienda, come i team di vendite, a seconda dei risultati della loro ricerca. Allo stesso modo, le risorse umane (HR) possono svolgere skill gap analysis in collaborazione con altri manager e team leader che lavorano a stretto contatto con i dipendenti.
Un'analisi del divario fornisce una visione chiara di dove si trova attualmente la tua organizzazione, di quanto è progredita, di quanto è vicina o lontana dal tuo obiettivo.
Quando utilizzare un’analisi del gap?
Una gap analysis è uno strumento utile per identificare il motivo per cui alcuni obiettivi non vengono raggiunti. Anche se le aziende possono condurre una business process gap analysis in qualsiasi momento e fase dell’attività, è possibile massimizzare la sua efficacia se svolta in particolari momenti e in relazione a determinati scenari. Ecco alcuni esempi:
- Pianificazione strategica: durante la fase di pianificazione strategica di un progetto aziendale, condurre un’analisi delle lacune può fornire linee guida basate sui dati per passare dal punto A al punto B, garantendo risultati più vicini agli obiettivi dell'organizzazione.
- Problemi di prestazioni: attraverso un’analisi delle lacune di performance, un'azienda può individuare le aree di attrito che ostacolano una maggiore efficienza. Inoltre, un’analisi delle competenze può verificare se il personale attuale ha le skill necessarie e se ci sono abbastanza persone nel team per raggiungere gli obiettivi.
- Contesto aggiuntivo: quando si riportano dati agli stakeholder, presentare un report di gap analysis può offrire un contesto aggiuntivo su problemi relativi alle prestazioni o al profitto e introdurre strategie per far progredire l’azienda.
Cosa includere in una gap analysis?
Indipendentemente dal tipo di analisi che stai utilizzando, dovrebbe includere elementi chiave che possono aiutare la tua attività a comprendere meglio l'entità del divario tra il suo stato attuale e gli obiettivi futuri. Di seguito esploriamo i componenti essenziali per condurre un’efficace gap analysis:
La tua gap analysis dovrebbe dettagliare lo stato attuale e lo stato ideale della tua organizzazione.
Questa sezione delinea la visione per un'azienda, un dipartimento specifico o un progetto. Descrive uno stato futuro a cui l'organizzazione sta lavorando. Pertanto, gli obiettivi nello stato ideale dovrebbero essere ben definiti, con una tempistica associata per il loro raggiungimento.
Questa parte descrive e discute approfonditamente lo stato attuale del progetto o dell’azienda. Una parte consistente della ricerca è dedicata a questo, quindi deve essere il più approfondita e dettagliata possibile, contenendo sia dati quantitativi che qualitativi.
In questa sezione si svolge l'analisi vera e propria. Confrontando i due stati, un'organizzazione può valutare meglio dove sta andando bene e dove non riesce a raggiungere i propri obiettivi.
Questo componente delinea soluzioni praticabili su come colmare il divario tra lo stato attuale e quello ideale. Tra queste potrebbero essere presenti iniziative per rivedere le politiche, rendere i processi più fluidi, adottare nuove tecnologie, aumentare la forza lavoro e investire nella formazione del personale o altro ancora. A seconda dell’ambito analizzato e dell'entità del divario, il piano d’azione(si apre in una nuova scheda o finestra) può includere una combinazione di queste iniziative.
Per aiutare a eseguire correttamente il piano d’azione, una sezione che delega i compiti e i passaggi al personale giusto deve far parte di un report di gap analysis. Aiuta a organizzare l’implementazione delle soluzioni proposte presentando una corretta catena di comando.
Strumenti per condurre una gap analysis
Data la quantità di informazioni con cui lavorerai durante una gap analysis, avrai bisogno di strumenti di visualizzazione per facilitare la comprensione. Su Canva, puoi scegliere tra una vasta gamma di strumenti, essenziali per completare il processo. Usali per mettere in ordine i risultati della tua ricerca e preparare la presentazione.
Un'analisi SWOT è una matrice che identifica i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce di un'organizzazione. Spesso utilizzata nella gestione dei progetti, categorizza i fattori interni ed esterni che possono influenzare la tua attività, progetto o iniziativa aziendale.
Un diagramma a lisca di pesce è una categorizzazione delle potenziali cause di un problema, visualizzate attraverso un diagramma che assomiglia a una lisca di pesce. È utile per risolvere problemi esistenti all'interno di un'organizzazione e per mappare i potenziali rischi.
Il framework 7S di McKinsey è un modello di gestione utilizzato per analizzare i sette elementi interni chiave di un'attività: strategia, struttura, sistemi, valori condivisi, stile, personale e competenze. Con questo strumento, puoi determinare le prestazioni della tua organizzazione.
Un'analisi PESTLE fornisce un quadro dei fattori macro-ambientali che influenzano le aziende o i progetti: politici, economici, sociali, tecnologici, legali e ambientali. Può aiutare a identificare i problemi che causano o aggravano le lacune attuali.
Come condurre gap analysis?
Il processo di creazione delle gap analysis richiede un approccio sistematico per effettuare una ricerca approfondita sul progetto o sull’attività che desideri esaminare. Richiede anche una presentazione chiara dei dati e un piano d’azione proposto su come migliorare le condizioni attuali, affinché l'attività raggiunga i propri obiettivi. Segui questi sei semplici passaggi per condurre una gap analysis e guidare la tua attività verso il successo.
Per quanto utile sia condurre una gap analysis per mantenere un'attività in carreggiata verso i suoi obiettivi, la sua utilità dipende dalla chiarezza, dal dettaglio e dalla gestione dell'analisi stessa.
Il report dovrebbe concentrarsi su un'area specifica per la valutazione, affinché gli sforzi e le risorse dell'organizzazione siano correttamente indirizzati dove sono necessari i miglioramenti. Se la tua azienda ha più aree che hanno bisogno di valutazione, ciascuna di esse deve avere il proprio report della gap analysis.
Qui, devi stabilire cosa vuole diventare l'organizzazione. Assicurati che gli obiettivi siano ben definiti, con una sequenza temporale chiara per il loro raggiungimento. Fornire condizioni specifiche aiuterà a mantenere coerenza nel focus sulle aree che necessitano di miglioramento, che verranno rivelate dalla gap analysis.
Una raccolta approfondita di dati sullo stato attuale dell’attività è fondamentale per condurre gap analysis, poiché l’esame di eventuali lacune esistenti e le raccomandazioni finali del report si baseranno su questi risultati. Sarà necessario acquisire:
- Dati quantitativi: statistiche, fatturato, ecc.
- Dati qualitativi: feedback da clienti/consumatori
Raccogliere informazioni e approfondimenti dai dipartimenti o dalle parti interessate coinvolte è cruciale. Per facilitare il processo e renderlo più collaborativo, utilizza le lavagne online di Canva. Con un'area di lavoro infinita e funzionalità intuitive, collaboratori e fonti di informazioni possono facilmente aggiungere il proprio contributo, consentendoti di identificare meglio lo stato attuale della tua attività.
Con i dati raccolti, puoi iniziare a valutare come lo stato attuale dell’attività si misura rispetto a quello ideale. Puoi quantificare e qualificare le differenze tra i due. Non solo questo faciliterà la tua valutazione, ma ti aiuterà anche a identificare eventuali tendenze o modelli nei processi dell'organizzazione. Questi forniranno preziose informazioni nello sviluppo di un piano d'azione che affronti i problemi che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi da parte dell'organizzazione.
In questo passaggio, puoi sviluppare e proporre strategie per colmare il divario tra dove si trova l'organizzazione e dove desidera essere. Ricorda di includere le persone di riferimento responsabili di ciascuna fase del piano d'azione.
È anche importante valutare le limitazioni e i potenziali rischi delle iniziative che proponi, poiché questi potrebbero influenzare la loro attuazione. Limiti e rischi devono essere inclusi nel report di analisi delle lacune per aiutare l'attività ad anticipare le sfide nell'esecuzione del piano d'azione.
Una volta completata la gap analysis, puoi presentare il tuo report alle parti interessate. Questo passaggio consente all'organizzazione di iniziare a pianificare i miglioramenti e a chiudere i divari evidenziati nell'analisi. Assicurati di non cercare di colmare troppe lacune contemporaneamente: questo potrebbe esercitare troppo stress sull'organizzazione e causare più danni.
Lasciati ispirare dai nostri modelli
Una gap analysis richiede ad attività e organizzazioni di affrontare la dura realtà, ma puoi attutire il colpo con un report ben progettato e organizzato. Presenta risultati e raccomandazioni in modo che siano facili da comprendere. Inizia con gap analysis template che tu e il tuo team potete facilmente personalizzare sulle lavagne online di Canva.
Tutto ciò che serve per creare gap analysis è su Canva
Condurre una gap analysis è semplice con le lavagne online di Canva. Approfitta dell'area di lavoro infinita per identificare i divari tra le prestazioni e il potenziale della tua attività. Insieme al tuo team, utilizza la nostra suite di strumenti di modifica e funzionalità collaborative per rendere il processo di analisi più fluido e veloce.
Spazio illimitato per idee infinite
Con un'area di lavoro infinita e un numero illimitato di lavagne, puoi sviluppare appieno le tue idee e avere sempre spazio per quelle nuove.
Visualizza le idee
Crea splendide tabelle e grafici con diagrammi di flusso automatici o porta in vita le idee con Disegno online.
Tutto ciò che ti serve, in una sola piattaforma
Dal piano all'esecuzione, è tutto qui. Prendi appunti, fai brainstorming, collabora e altro ancora sulla stessa lavagna online.
Perfeziona le idee in gruppo
Con il tuo team, sviluppa le idee attraverso commenti e note adesive e mantieni le sessioni sotto controllo con il timer integrato.
Condividi il tuo lavoro con un clic
Condividi un link al tuo documento e controlla l'accesso del tuo team. Presenta direttamente dall'editor con la visualizzazione relatore.
Espandi la tua presentazione a una lavagna online
Con un solo clic, espandi le slide della tua presentazione in lavagne collaborative infinite.
Consigli pratici per la gap analysis
L'esecuzione di una gap analysis richiede molto lavoro. Durante lo svolgimento, è fondamentale essere il più esaustivi possibile in ogni fase. Quando eseguita nel modo giusto, un’analisi del gap può identificare cosa non va nella tua strategia attuale per migliorare le prestazioni o i risultati. Per aiutarti, ecco alcuni consigli utili da seguire.
Usa la tecnologia per semplificare il processo
Ci sono parti del processo in cui la tecnologia può fare il lavoro pesante. La raccolta di dati, la visualizzazione e la formattazione delle presentazioni sono solo alcune di esse.
Sfrutta la semplicità degli strumenti di progettazione e delle funzionalità dell’intelligenza artificiale di Canva per automatizzare o semplificare alcune attività con un intervento minimo da parte tua. In questo modo, potrai concentrarti di più sul nocciolo della questione: analizzare e sviluppare strategie per colmare le lacune del tuo progetto o della tua attività.
Coinvolgi gli stakeholder
Coinvolgi gli stakeholder della tua organizzazione o del tuo progetto in tutto il processo di gap analysis. Ottieni il loro contributo sullo stato attuale e su come è possibile colmare i divari scoperti durante l'analisi.
Assegna facilmente attività o fornisci feedback al tuo team attraverso i commenti sulle lavagne online di Canva.
Concentrati sulle lacune più critiche
Quando conduci una gap analysis, è possibile notare varie differenze tra lo stato attuale e quello ideale. Ecco perché è meglio concentrarsi su quelle che hanno un impatto più significativo sul tuo progetto o sulla tua attività. In questo modo, puoi indirizzare i tuoi sforzi e le tue risorse dove sono più necessari e dove puoi ottenere i miglioramenti maggiori.
Assicurati che l'analisi risponda a domande essenziali
Indipendentemente da quanto sia lunga o complessa la tua gap analysis, devi assicurarti che risponda alle domande più importanti:
- Dove si trova attualmente il progetto o l'azienda?
- Dove vuoi che sia in futuro?
- Cosa bisogna fare per passare dallo stato attuale a quello che immagini come futuro?
Se la gap analysis fornisce risposte chiare a tutte e tre queste domande, significa che l'hai condotta bene e puoi passare all'implementazione del tuo piano d'azione.
Domande frequenti
Il report di una gap analysis è un documento che presenta il confronto tra lo stato attuale e quello ideale di un progetto o di un'attività, insieme alle strategie per colmare il divario tra i due. Organizza le informazioni in una presentazione facile da comprendere in modo che gli stakeholder possano avere un contesto più chiaro sui problemi attuali e su come affrontarli.
Condurre una gap analysis è importante per tenere traccia di dove si trova il tuo progetto o la tua attività rispetto a dove immagini che debba essere. Oltre ad aiutarti a sviluppare iniziative più efficaci per raggiungere i tuoi obiettivi, può anche rivelare tendenze e schemi ricorrenti nei tuoi processi e darti informazioni su come l'attività sta utilizzando le sue risorse. Questo tipo di dati è utile per sviluppare strategie per altri progetti o dipartimenti in futuro.
Una gap analysis nella ricerca mira a scoprire e/o sollevare domande a cui non è stata data risposta o che non sono state affrontate dalla ricerca precedente o dalla letteratura esistente. In ultima analisi, l'obiettivo è contribuire a un corpus di conoscenze esistenti.
Questa pagina è stata utile?
Visualizza un percorso chiaro verso il successo con una gap analysis
