Creare una roadmap: come fare, template e consigli

Lavorare con più persone richiede un unico punto di riferimento. Serve a mantenere tutti allineati sullo stesso punto e minimizzare possibili domande ripetitive, riducendo il rischio di incomprensioni.

Nel corso del progetto, tutti i partecipanti possono fare riferimento alla roadmap quando hanno bisogno di un promemoria sugli obiettivi. Invece di aspettare che i team leader dicano loro quale dovrebbe essere la prossima azione da intraprendere, oppure determinare se sono ancora sulla strada giusta, i membri possono prendere la decisione in autonomia consultando la tabella di marcia. In presenza di dubbi sullo scopo di alcune attività, possono tornare alla roadmap per vedere se si adattano ai piani.

In questo modo, le roadmap riducono la possibilità di incomprensioni all'interno di un gruppo e fanno risparmiare tempo, minimizzando la necessità di riunioni di allineamento.

Le roadmap contengono la giusta quantità di informazioni. Non sono né troppo generiche da contenere praticamente nessun dettaglio utile, né troppo dettagliate da risultare opprimenti da guardare e mantenere.

Al contrario, il processo di roadmapping suddivide i grandi progetti in piccoli traguardi. Puoi scegliere di aggiungere informazioni sui tempi (ad es., “dal mese X al mese Y”, ecc.) così come brevi punti sui piani d’azione rilevanti. Ma per lo più, puoi mantenere le cose semplici ed elencare i vari traguardi che portano all’obiettivo principale, suddividendo così un grande progetto in sezioni di lavoro più piccoli e brevi.

Pensa ai traguardi o milestone come tappe lungo il cammino. Si tratta di obiettivi minori raggiunti nel perseguimento di un obiettivo più ampio e generale. Possono essere scritti in termini di risultati prodotti attraverso il progetto, ad esempio "Produci un numero XY di prodotti entro il mese YZ" o "Chiudi un numero AB di account".

Compiti o attività necessari per il progresso del progetto. Idealmente, sono allineati a ciascun traguardo per rendere più facile comprendere cosa deve essere fatto per raggiungere determinati obiettivi.

Una parte fondamentale della pianificazione del progetto è l'allocazione delle risorse. Includere dettagli sul fabbisogno di risorse previsto aiuterà a gestire le aspettative di tutte le figure coinvolte. Questi possono includere costi, manodopera, tempo, materiali e altro.

Per i progetti che coinvolgono più persone, è meglio designare punti di contatto per ogni team o elemento. Ciò contribuirà a migliorare le linee di comunicazione e ad aumentare la responsabilità all'interno del team.

Le informazioni sui tempi sono sempre vitali per qualsiasi progetto. Avere periodi di tempo definitivi è utile, soprattutto se il documento della roadmap verrà distribuito come materiale di riferimento.

Nei casi in cui membri o team diversi lavorano su componenti diversi dello stesso obiettivo, elencare le dipendenze è utile per mantenere l'allineamento e ridurre problemi di comunicazione e fraintendimenti. Così facendo si consente a tutti di osservare la relazione tra i compiti per gestire il proprio carico di lavoro e i tempi e fornire il supporto necessario.

Quando devi raggiungere obiettivi, la pazienza è fondamentale. Sebbene sia bello puntare in alto e coltivare grandi sogni, ci sono momenti in cui partire da piccoli passi — per poi ampliare successivamente — è la strada giusta da seguire. Essere prudenti con i propri obiettivi è particolarmente importante quando si lavora con molti limiti.

Piani diversi richiedono roadmap diverse. Fortunatamente, non è necessario crearne una da zero grazie ai modelli già pronti di Canva. Qualunque tipo di tabella di marcia tu abbia in mente, da quelle di prodotto, a quelle strategiche, sulla nostra piattaforma troverai un modello da compilare adatto alle tue esigenze.

Seleziona un template filtrando stile, tema e altre categorie. Tutti i modelli di Canva sono completamente personalizzabili, così puoi fare tutte le modifiche necessarie, da un lieve adattamento grafico per allinearlo al tuo brand, fino alle modifiche totali dei contenuti.

Dopo aver redatto i piani, fatto le dovute ricerche e selezionato il modello, arriva il momento di compilare i campi. Inserisci le informazioni nel tuo roadmap template e adatta la struttura di conseguenza. Puoi lavorare su questa parte con colleghi e stakeholder per creare un documento che guidi tutti verso il successo.

Con un account Canva, i tuoi progressi vengono salvati automaticamente online, così non perdi mai il lavoro. Modifica i tuoi progetti tutte le volte che ne hai bisogno e apporta liberamente modifiche ovunque tu sia, da desktop o dispositivo mobile.

Quando tu e il tuo team siete soddisfatti dei vostri piani, il passo successivo è presentarli agli stakeholder e ai decision maker per ricevere l’approvazione finale. Poiché questa parte può comportare più revisioni, progettare la tua prossima roadmap su Canva è la scelta giusta. Puoi condividerla con gli stakeholder e permettere loro di lasciare commenti. Da lì, potete apportare le modifiche direttamente sul progetto, con l'opzione di bloccare determinate parti per evitare modifiche accidentali.

Il lavoro non finisce una volta finalizzata una roadmap. Si tratta infatti di documenti viventi che devono essere controllati e aggiornati regolarmente, se necessario, per tenere conto di nuovi sviluppi imprevisti.

Imposta tempistiche appropriate per le informazioni sulla tabella di marcia. Documenti di alto livello come le roadmap aziendali e strategiche sono meglio suddivisi in termini più lunghi come anni, trimestri o mesi. Al contrario, piani dettagliati come le roadmap di prodotto e basate su caratteristiche trarranno vantaggio da tempistiche più ristrette come giorni o settimane.

Le informazioni devono essere categorizzate e visualizzate in modo intuitivo. Il formato deve essere coerente in tutto il documento, quindi se la tua roadmap segue un formato temporale, gli elementi dovrebbero essere disposti cronologicamente dal primo traguardo o data più vicina all'ultimo obiettivo o data più lontana.

A seconda del progetto, aggiungere tracker di progresso alle tue mappe ti aiuta a monitorare gli obiettivi. I tracker possono essere rappresentati da un semplice indicatore per mostrare se un elemento è "in sospeso", "assegnato", "in corso" o "completato". Ma possono anche essere rappresentati da un grafico con la percentuale di completamento, dove ogni elemento completato ha un valore designato.

Poiché le roadmap sono generalmente di alto livello, tendono a utilizzare meno testi rispetto ad altri strumenti di pianificazione come i diagrammi di Gantt. Usare simboli e legende al posto dei testi aiuta a comunicare in modo efficace e conciso. Ad esempio, le dipendenze possono essere collegate con frecce. Le attività ad alta priorità possono essere contrassegnate con una stella e così via.

Condividi il risultato con tutti i partecipanti al progetto, da colleghi a collaboratori esterni fino a chi supervisiona l'iniziativa. Tuttavia, presta sempre molta attenzione a fornire accesso in modifica solo agli utenti pertinenti, come membri selezionati di un dipartimento o proprietari degli elementi, per prevenire la perdita di dati, danni ai file o rischi per la sicurezza.

Un modo per raggruppare informazioni correlate è tramite il colore. Ad esempio, prova ad assegnare un colore a ciascun team coinvolto nel progetto, così sarà più facile vedere quali attività stanno gestendo. Puoi anche codificare a colori i compiti in base ai traguardi corrispondenti, così puoi fare il collegamento ovunque si trovino sulla roadmap.

Chiunque può creare una tabella di marcia e tracciare i propri obiettivi, ma sono particolarmente utili per chi gestisce aziende, pianifica o gestisce progetti, per leader di team e stakeholder. Fortunatamente, con uno strumento come Canva, non è necessario avere una forte esperienza di design per creare roadmap di alta qualità ed efficaci.

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