- Stappenplan
Een stappenplan maken: How-tos, sjablonen en tips
Ga naar:
Wat is een stappenplan?
Roadmaps zijn je strategie in één oogopslag.
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn routekaarten een visuele gids die je naar je doel wijst en aanwijzingen geeft om daar te komen. Het is een soort planningstool met je doelen of doelstellingen, mijlpalen onderweg, actieplannen en tijdlijnen.
Wanneer ze op de juiste manier worden gebruikt, kunnen roadmaps een enkele bron van waarheid worden voor jou en je team bij het aanpakken van een project, het navigeren door uitdagingen, het halen van mijlpalen en het succesvol afronden van het initiatief.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, zijn roadmaps niet alleen bedoeld voor productplanning. Van bedrijven die de operationele doelen voor volgend jaar uitstippelen tot individuen die hun persoonlijke voornemens vastleggen, routekaarten kunnen om de meest uiteenlopende redenen worden gebruikt.
Een stappenplan toont de mijlpalen die je moet bereiken om je uiteindelijke doel te bereiken.
Is het een andere term voor het Gantt-diagram?
Stappenplannen en Gantt-diagrammen(wordt op een nieuw tabblad of venster geopend) zijn niet hetzelfde. Hoewel ze vaak met elkaar verward worden vanwege hun overeenkomsten, dienen ze twee verschillende doelen. Stappenplannen richten zich op doelen; Gantt-diagrammen splitsen tijdlijnen op.
Roadmaps zijn voor algemene doelen en deliverables. Ze zijn over het algemeen van hoog niveau en vatten het hele initiatief samen in termen van doelen of mijlpalen naar een uiteindelijk doel.
Aan de andere kant richten Gantt-diagrammen zich op tijdlijnen. Ze kunnen ongelooflijk gedetailleerd zijn, met daarin elke op te leveren projectprestatie afgezet tegen een bepaald tijdsbestek. Ze worden gebruikt om planningen bij te houden en de voortgang van een project te bewaken op basis van vervaldatums.
Verder is het meest voor de hand liggende verschil tussen deze twee planningshulpmiddelen hun uiterlijk. Gantt-diagrammen hebben een vaste indeling in tabelvorm. Tijdschema's worden als kolommen uitgezet en deliverables als rijen. Deze worden vervolgens met elkaar verbonden om de lezers snel te laten zien welke items voor welke periode verschuldigd zijn.
Voorbeeld van een stappenplan over loopbaanontwikkeling door de jaren heen.
Roadmaps daarentegen hebben geen definitief uiterlijk. Ze kunnen uitgebreide, kleurrijke afbeeldingen hebben en er precies uitzien als een kaart. Het kan een eenvoudige grafiek zijn met een centrale lijn en vertakkingen om mijlpalen aan te geven. Of ze kunnen worden ontworpen in tabelvorm, net als een Gantt-diagram.
Het doel van het maken van een stappenplan is om grote projecten op te splitsen in kleinere doelen of mijlpalen. Het uiterlijk doet er dus niet echt toe als het aankomt op roadmaps. Door creatief gebruik te maken van visuals, zoals opvallende kleuren, aantrekkelijke ontwerpen en verteerbare lay-outs, kunnen jij en je team informatie beter verwerken en is het makkelijker om je doelen te onthouden.
En aangezien je - idealiter - in de loop van het project naar je stappenplan zult verwijzen, zal een solide, goed gemaakt ontwerp zeker van pas komen.
Waarom zijn roadmaps belangrijk voor planning en strategie?
Stappenplannen zijn je plannen, gevisualiseerd. Ze zijn een tastbare verwijzing naar je doelen en leiden je, net als een echte kaart, naar waar je heen moet en hoe je daar moet komen zodat je niet uit koers raakt. Met een stappenplan kun je je doelen bijhouden, de communicatie tussen teams vergemakkelijken en je project gemakkelijker beheren.
Voorbeeld van een stappenplan waarin de strategie voor een kalenderjaar wordt gevisualiseerd.
Doelen stellen is gemakkelijk. Ze bereiken... niet zo veel.
Een veel voorkomende reden waarom mensen hun doel niet bereiken is omdat ze hun doelen uit het oog verliezen - letterlijk en figuurlijk. Met stappenplannen heb je altijd een fysieke kopie van je doelstellingen bij je, zodat je gemakkelijker kunt onthouden wat je precies wilt bereiken en tegen wanneer.
Niet alleen dat, maar het proces van het maken van stappenplannen vereist ook dat je diep in je doelen duikt, je plannen evalueert om te zien welke realistisch haalbaar zijn en een tastbare referentie naar je doelen produceert die je regelmatig kunt controleren terwijl je vooruitgang boekt.
Wanneer je met andere mensen samenwerkt, is het van vitaal belang om één enkel referentiepunt te hebben. Ten eerste houdt het iedereen op één lijn. Anderzijds kan het helpen om repetitieve vragen tot een minimum te beperken en ruimte voor misverstanden te verkleinen.
In de loop van het project kunnen teamleden het stappenplan raadplegen wanneer ze een opfrisser nodig hebben over je doelen. In plaats van te wachten tot teamleiders dicteren wat hun volgende stap moet zijn of bepalen of ze nog steeds op het juiste spoor zitten, kunnen leden zelf beslissen door de routekaart te bekijken. Als er verwarring is over het doel van bepaalde deliverables, kunnen ze teruggaan naar de roadmap om te zien of het past in de plannen.
Op deze manier verkleinen roadmaps niet alleen de kans op miscommunicatie binnen het team, maar besparen ze ook tijd door de noodzaak voor afstemmingsvergaderingen te minimaliseren.
Stappenplannen hebben precies de juiste hoeveelheid informatie. Ze zijn niet te high level dat ze vrijwel geen nuttige details bevatten, maar ook niet te uitgebreid dat ze overweldigend zijn om te bekijken en te onderhouden.
In plaats daarvan splitsen roadmaps grote projecten op in kleinere mijlpalen. Je kunt ervoor kiezen om hapklare informatie over tijdlijnen toe te voegen (bijv. "Van maand X - Maand Y", enz.), evenals korte punten over relevante actieplannen. Maar voor het grootste deel kun je het eenvoudig houden en gewoon de verschillende mijlpalen opnoemen die leiden tot het hoofddoel, waardoor je een groot project opdeelt in kleinere, kortere brokken werk.
Wie kan stappenplannen maken en gebruiken?
Letterlijk iedereen met een doel kan stappenplannen maken. Het zijn fantastische hulpmiddelen voor projectplanning waar vooral mensen die organisatorische beslissingen nemen, zoals bedrijfseigenaren, projectmanagers en teamleiders, maar ook investeerders en belanghebbenden hun voordeel mee kunnen doen.
Ondernemers
Het runnen van een bedrijf is geen sinecure en het plannen van strategieën om de groei van het bedrijf te garanderen is dat ook niet. Routekaarten helpen bedrijfseigenaren om de doelen van hun bedrijf en de maatstaven voor succes te visualiseren. Ze zijn ook belangrijk om de rest van het bedrijf op één lijn te houden met de grotere strategie, van de topleiders en besluitvormers tot de gewone werknemers.
Projectmanagers
Roadmaps helpen om teams op één lijn te houden, wat een grote zegen is voor projectmanagers. Ze dienen niet alleen als centraal referentiepunt voor projectdoelen, output en tijdlijnen, maar ze helpen teamleden ook bij het bepalen van hun volgende acties en verwachte resultaten.
Teamleiders
Teamleiders zijn verantwoordelijk voor het structureren van de werklast van hun leden en het begeleiden van initiatieven in overeenstemming met bredere bedrijfsdoelen. Ze zijn ook primair verantwoordelijk voor het afdwingen van projectplannen en zorgen ervoor dat het team de verwachte output levert. Als zodanig kunnen ze profiteren van hun eigen roadmaps die gebaseerd zijn op de grotere roadmap van het project of de organisatie.
Investeerders en belanghebbenden
Over het algemeen maken belanghebbenden het eigenlijke routekaartdocument niet. Hun meningen en inzichten vormen echter een belangrijk onderdeel van het planningsproces. Ze bewaken ook de voortgang van het project door middel van check-ins en geleverde output. Routekaarten dienen als referentie voor de verwachte ontwikkelingen van een project, waardoor het gemakkelijker wordt om resultaten en wegversperringen te herkennen en de besluitvorming te onderbouwen.
Wat moet er in een stappenplan staan?
Of je nu een bedrijfsstrategie in kaart brengt of persoonlijke voornemens opstelt, de basis van alle stappenplannen is grotendeels hetzelfde. Natuurlijk kun je altijd je eigen stappenplannen aanpassen om bepaalde items toe te voegen of te verwijderen, zoals de hieronder genoemde:
Voorbeeld van een product roadmap met een kleurrijk palet.
Het belangrijkste onderdeel van elk stappenplan is het uiteindelijke doel. Het is tenslotte waar de kaart naartoe wijst. Dit is het primaire resultaat dat je wilt bereiken en beschrijft hoe succes eruit ziet voor het project.
Zie mijlpalen als tussenstops onderweg. Dit zijn kleinere doelen die worden bereikt bij het nastreven van een groter, overkoepelend doel. Ze kunnen worden geschreven in termen van outputs die door het project worden geproduceerd, zoals "Produceer XY aantal producten in YZ maand" of "Sluit AB aantal rekeningen af".
Dit zijn de eigenlijke taken of activiteiten die nodig zijn om het project vooruit te helpen. Idealiter zijn deze afgestemd op elke mijlpaal, zodat het gemakkelijker te begrijpen is wat er moet gebeuren om bepaalde doelstellingen te bereiken.
Een belangrijk onderdeel van projectplanning is het toewijzen van middelen. Door details op te nemen over de verwachte behoefte aan middelen kunnen de verwachtingen voor alle betrokkenen beter worden gemanaged. Deze kunnen de kosten, arbeid, tijd, materialen en nog veel meer dekken.
Voor projecten waarbij meerdere mensen betrokken zijn, kun je het beste contactpunten aanwijzen voor elk team of item. Dit zal de communicatielijnen verbeteren en de verantwoordingsplicht van het team vergroten.
Informatie over tijdlijnen is altijd van vitaal belang voor elk project. Het is handig om definitieve tijdsperioden te hebben, vooral als het routekaartdocument als referentiemateriaal zal worden verspreid.
In gevallen waar verschillende leden of teams werken aan verschillende onderdelen van hetzelfde doel, is het opsommen van de afhankelijkheden handig om op één lijn te blijven en miscommunicatie te verminderen. Hierdoor kunnen mensen de relatie van hun taken tot elkaar zien, zodat ze hun eigen werklast en tijdlijnen kunnen beheren en de nodige ondersteuning kunnen bieden.
Wat zijn de verschillende soorten stappenplannen?
Stappenplannen zijn er vaak in verschillende soorten, elk met zijn eigen unieke doel en voordelen. Deze omvatten een product roadmap, een feature-based roadmap, een business roadmap, een strategy roadmap en een goal roadmap. Afhankelijk van je project kan je roadmap specifieke functies en informatie bevatten om dat initiatief te begeleiden.
Plan de doelen van je team voor het jaar met een project roadmap gemaakt op Canva.
Product stappenplan
Ideaal voor: lancering van nieuwe producten
Product roadmaps bevatten relevante informatie over de levenscyclus van een product, van het ontwerp en de ontwikkeling tot de lancering en het onderhoud. De roadmap kan de hele levenscyclus beslaan of zich richten op aspecten ervan. De indeling hangt ook af van de projectplanner, maar over het algemeen betekent het maken van een productroadmap het opnemen van doelen (d.w.z. welke producten moeten worden gelanceerd/beheerd), tijdlijnen (streefdata en tijdlijnen) en deliverables (taakopdrachten, output, enz.).
Op kenmerken gebaseerde routekaart
Meest geschikt voor: uitrollen van functie-updates
Dit is een subcategorie van de product roadmap die zich specifiek richt op individuele features en functionaliteiten. Dit type roadmap toont een meer gedetailleerde uitsplitsing van de onderdelen van een product, met als einddoel om deze functies bij te werken, te repareren, te vervangen of zelfs te verwijderen.
Routekaart
Voorbeeld van een stappenplan voor de technologiestrategie van een organisatie.
Meest geschikt voor: het identificeren van acties die moeten worden ondernomen
Business roadmaps splitsen de tijdlijnen van een bedrijf op in verschillende fasen, elk met zijn eigen reeks acties en beoogde resultaten. Ze dienen als een overzicht van wat het bedrijf binnen een bepaalde periode wil bereiken en welke specifieke stappen het moet nemen om dat te bereiken. Business roadmaps worden gewoonlijk onthuld tijdens gesprekken met alle medewerkers aan het einde van het jaar om het personeel te begeleiden bij de doelstellingen voor het komende jaar. Ze worden ook vaak getoond tijdens bijeenkomsten met belanghebbenden en investeerders om hun instemming te krijgen.
Stappenplan voor strategie
Ideaal voor: doelen op hoog niveau stellen
Routekaarten voor strategie overbruggen de kloof tussen je doelen en actieplannen. Het laat zien wat er moet gebeuren en wat de beweegredenen erachter zijn. Het is geen lijst van te ondernemen acties (d.w.z. business roadmaps) of een uitsplitsing van tijdlijnen (d.w.z. Gantt-diagrammen). In plaats daarvan richt het zich op de uitdagingen en kansen en bakent het de gewenste resultaten af, ergo, "wat" er moet gebeuren en "waarom".
In feite gaan strategie-roadmaps vooraf aan alle andere roadmaps, omdat actieplannen(wordt op een nieuw tabblad of venster geopend), tijdlijnen en producten uiteindelijk zullen afhangen van de strategie van het bedrijf om deze te bereiken.
Stappenplan voor doelen
Ideaal voor: persoonlijke doelen stellen
Natuurlijk zijn bedrijven en projectmanagers niet de enigen met een doel. Voor gemotiveerde individuen die persoonlijke mijlpalen willen bereiken, helpt het gebruik van routekaarten je om je doelen duidelijk te visualiseren en op koers te blijven om ze te bereiken. Deze kunnen naar wens worden aangepast en zelfs worden ontworpen als poster die je kunt afdrukken en ophangen als motivatie.
Hoe maak je een stappenplan?
Om een stappenplan te maken dat echt werkt, is het belangrijk om het te behandelen als een levend document. In plaats van een eenmalig iets, moet je roadmaps zien als een constante metgezel tijdens je hele project. Ze kunnen met je meegroeien en veranderen. Hoewel consistentie de sleutel is tot het bereiken van doelen, zijn flexibiliteit en aanpassingsvermogen net zo belangrijk.
De eerste stap bij het maken van een stappenplan is het beoordelen van je huidige situatie. Benoem alle directe of indirecte uitdagingen die je hebt of verwacht. Dit kunnen zowel problemen zijn die je met het project wilt oplossen (bijv. slechte productverkoop = betere marketingpromoties), als wegversperringen voor het project zelf (bijv. budgetbeperkingen, tijdlijnoverwegingen, enz.)
Als het aankomt op het bereiken van doelen, wint langzaam en gestaag de race. Hoewel het leuk is om hoog te mikken en grote dromen te hebben, zijn er momenten waarop klein beginnen - en later opschalen - de beste manier is. Voorzichtig zijn met je doelstellingen is vooral belangrijk als je met veel beperkingen werkt.
Verschillende plannen vragen om verschillende stappenplannen. Gelukkig hoef je die niet helemaal opnieuw te maken dankzij de kant-en-klare whiteboardsjablonen van Canva. Het maakt niet uit wat voor soort roadmap je nodig hebt - of je nu een productroadmap, een op functies gebaseerde roadmap, een zakelijke roadmap, een strategische roadmap of een roadmap met doelen maakt - er is altijd wel een sjabloon dat perfect aansluit bij jouw voorkeuren.
Zoek gewoon naar het soort wegenkaart van je voorkeur en kies je stijl, thema en andere categorieën. Alle sjablonen van Canva voor het maken van routekaarten zijn volledig aanpasbaar, zodat je alle aanpassingen kunt maken, of het nu gaat om een kleine aanpassing aan het uiterlijk om bij je huisstijl te passen of een ingrijpende herstructurering om aan je doelen te voldoen.
Nadat je je plannen hebt opgesteld, je onderzoek hebt gedaan en je sjabloon hebt gekozen, is het tijd om je stappenplan te vullen. Plot de informatie op de sjabloon en pas de lay-out dienovereenkomstig aan. Je kunt dit deel in een workshop bespreken met andere teamleden en belanghebbenden om een stappenplan te maken dat voor iedereen werkt.
Met een Canva-account wordt je voortgang automatisch online opgeslagen, zodat je nooit werk kwijtraakt. Blijf zo vaak aan je stappenplan werken als nodig is en pas het gaandeweg vrijelijk aan.
Als jij en je team tevreden zijn met je plannen, is de volgende stap ze voor te leggen aan belanghebbenden en besluitvormers voor hun definitieve goedkeuring. Omdat dit deel meerdere revisies kan inhouden, is het ontwerpen van je stappenplan op Canva de beste manier. Je kunt het delen met belanghebbenden en hen hun commentaar laten achterlaten. Van daaruit kan je team je revisies direct op het ontwerp uitvoeren, met de optie om bepaalde onderdelen te vergrendelen om te voorkomen dat er onbedoelde wijzigingen worden aangebracht.
Het werk houdt niet op zodra je een definitief stappenplan hebt. Nogmaals, roadmaps zijn een levend document. Ze moeten regelmatig worden herzien en waar nodig bijgewerkt om rekening te houden met nieuwe, ongeplande ontwikkelingen.
Laat je inspireren met sjablonen voor routekaarten
Een stappenplan maken is meer dan willekeurige doelen opschrijven. Het vergt zorgvuldige planning, meerdere beoordelingen en zelfs iteratieve herzieningen naarmate je project vordert en je nieuwe ontwikkelingen tegenkomt die vragen om een wijziging van de plannen. Begin op de juiste voet door een van onze onderstaande voorbeelden van stappenplannen te kiezen.
Alles wat je nodig hebt in een routemaker
Succes draait om slimmer werken, niet om harder werken. Daarom wil je een stappenplanner die al het zware werk voor je kan doen, zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is: plannen maken. Canva Whiteboards heeft een reeks gebruiksvriendelijke hulpmiddelen voor routekaarten, retrospectieven(wordt op een nieuw tabblad of venster geopend) of proceskaarten(wordt op een nieuw tabblad of venster geopend) waarmee je de weg naar succes kunt uitstippelen, allemaal op een onbeperkte ruimte.
Oneindig veel ruimte voor oneindig veel ideeën
Met een gratis oneindig canvas en een onbeperkt aantal whiteboards kun je je ideeën volledig uitwerken en toch ruimte overhouden
Uw ideeën gevisualiseerd
Maak verbluffende tabellen en grafieken met automatische stroomdiagrammen of breng ze tot leven met Draw.
Al je werk op één plek
Van plan tot uitvoering, het is er allemaal. Maak notities, brainstorm, werk samen en nog veel meer op hetzelfde whiteboard.
Workshop ideeën tot in de perfectie
Ontwikkel ideeën met je team via opmerkingen en stickies en houd synchronisatiesessies op schema met een timer.
Deel je werk moeiteloos
Deel een link naar je document en regel de toegang voor je team. Presenteer direct vanuit de editor met de Presenter-weergave.
Breid je presentatie uit naar een whiteboard
Met slechts één klik breid je je presentatiedia's uit tot oneindige, collaboratieve whiteboards.
Best practices routekaarten
De beste routekaart visualiseert op effectieve wijze je strategische intentie en bevordert tegelijkertijd de communicatie en samenwerking binnen het team. Hoewel het opstellen en onderhouden van een roadmap een uitdagende taak kan zijn, kun je de voordelen maximaliseren door deze best practices te volgen.
Voorkom verwarring door terminologieën en formaten te gebruiken die iedereen kent. Dit betekent dat jargon en acroniemen tot een minimum moeten worden beperkt en dat er indien nodig een legenda en/of definitie van termen moet worden toegevoegd. Gebruik wereldwijde standaarden om rekening te houden met lokale verschillen, zoals het gebruik van het woord voor maanden in plaats van getallen (bijvoorbeeld "1 februari 2003" in plaats van "01-02-03").
Stel tijdschema's op die passen bij de informatie op de routekaart. Documenten op hoog niveau, zoals roadmaps voor bedrijven en strategieën, kunnen beter worden opgesplitst in langere termijnen, zoals jaren, kwartalen of maanden. Omgekeerd zullen gedetailleerde plannen zoals product- en functiegebaseerde roadmaps baat hebben bij smallere tijdsbestekken zoals dagen of weken.
Informatie moet worden gecategoriseerd en intuïtief worden weergegeven, en de opmaak moet consistent zijn in het hele document. Als je stappenplan bijvoorbeeld een tijdlijnformaat volgt, moeten items chronologisch worden gerangschikt vanaf de eerste doelmijlpaal of vroegste datum tot de laatste doelstelling of laatste datum.
Afhankelijk van het project zal het toevoegen van voortgangstrackers aan je stappenplannen je helpen om je doelen te bewaken. Deze trackers kunnen een eenvoudige markering zijn om aan te geven of een item "in behandeling", "toegewezen", "in uitvoering" of "voltooid" is. Het kan ook een grafiek zijn die het percentage van voltooiing toont, waarbij elk voltooid item een bepaalde waarde heeft.
Omdat roadmaps over het algemeen op hoog niveau zijn, bevatten ze vaak minder tekst dan andere planningshulpmiddelen zoals Gantt-diagrammen. Door symbolen en legenden te gebruiken in plaats van teksten, kun je effectief maar beknopt communiceren. Afhankelijkheden kunnen bijvoorbeeld worden verbonden met pijllijnen. Taken met hoge prioriteit kunnen gemarkeerd worden met een ster. Enzovoort, enzovoort.
Bepaal wie toegang krijgt tot je stappenplan op Canva Whiteboards en wie het mag bewerken.
Deel je stappenplan uit aan iedereen die bij het project betrokken is, van de teamleden die de taken uitvoeren tot de besluitvormers die toezicht houden op het initiatief. Zorg er echter wel voor dat bewerkingstoegang alleen wordt gegeven aan relevante gebruikers zoals geselecteerde teamleden of itemeigenaren om verlies van gegevens, schade aan bestanden of beveiligingsrisico's te voorkomen.
Eén manier om gerelateerde informatie te groeperen is door middel van kleur. Je kunt bijvoorbeeld een kleur toewijzen aan elk team dat betrokken is bij het project, zodat je gemakkelijk kunt zien welke taken ze uitvoeren. Je kunt taken ook een kleurcode geven op basis van hun overeenkomstige mijlpalen, zodat je het verband kunt leggen, waar ze zich ook bevinden op de routekaart.
Roadmaps FAQ's
In een notendop zijn roadmaps een visueel planningshulpmiddel dat je doelen in één oogopslag laat zien. Ze bevatten je doelstellingen, strategieën en actieplannen, tijdschema's en relevante betrokkenen zoals itemeigenaren of belanghebbenden.
Er zijn verschillende soorten stappenplannen, afhankelijk van je project. Ze bevatten allemaal verschillende informatie om je doelen te bereiken en kunnen zowel op hoog niveau als gedetailleerd zijn.
Iedereen kan stappenplannen maken en zijn doelen uitzetten, maar ze zijn vooral nuttig voor bedrijfseigenaren, projectplanners en -managers, teamleiders en belanghebbenden. Gelukkig hoeven gebruikers met een roadmapmaker als Canva geen sterke achtergrond in design te hebben om effectieve roadmaps van hoge kwaliteit te maken.
De roadmapsoftware van Canva is een fantastische plek om online en onderweg een roadmap te maken. Het platform is gratis en voorzien van een groot aantal kant-en-klare, aanpasbare ontwerpsjablonen en praktische en eenvoudig te gebruiken bewerkingstools.
Stel een stappenplan samen dat perfect is voor jouw behoeften door te kiezen uit honderden kant-en-klare sjablonen in verschillende stijlen, thema's en doeleinden. Je kunt zelfverzekerd in je eigen tempo werken dankzij een handige functie voor automatisch opslaan die je voortgang veilig bewaart. Of werk samen met teamgenoten aan hetzelfde werkbestand om sneller en naadlozer te kunnen samenwerken.
Was deze pagina nuttig?
Zet een koers uit voor succes met stappenplannen
