Criando um roteiro: Como fazer, modelos e dicas

Ao trabalhar com outras pessoas, é vital ter um único ponto de referência. Por um lado, isso mantém todos alinhados na mesma página. Por outro, isso pode ajudar a minimizar perguntas repetitivas e reduzir o espaço para mal-entendidos.

Ao longo do projeto, os membros da equipe podem consultar o roteiro sempre que precisarem de uma atualização sobre as suas metas. Em vez de esperar que os líderes da equipe decidam qual deve ser o próximo plano de ação ou determine se ainda estão no caminho certo, os membros podem fazer uma chamada por conta própria, revisando o roteiro. Se houver alguma confusão sobre o objetivo de determinados resultados, eles podem voltar ao roteiro para ver se ele se encaixa nos planos.

Dessa forma, os roteiros não apenas diminuem a chance de falhas de comunicação dentro da equipe, mas também economizam o tempo das pessoas, minimizando a necessidade de reuniões de alinhamento.

Os roteiros têm a quantidade certa de informações. Eles não são de um nível muito alto a ponto de não conterem detalhes úteis, mas também não são abrangentes a ponto de ser difícil visualizá-los e mantê-los.

Em vez disso, os roteiros dividem grandes projetos em marcos menores. Você pode optar por adicionar pequenas informações sobre cronogramas (por exemplo, "Do mês X - Mês Y", etc.), bem como alguns pontos sobre planos de ação relevantes. Mas, na maior parte dos casos, você pode manter as coisas simples e listar apenas os vários marcos que levam à meta principal, dividindo assim um grande projeto em partes de trabalho menores e mais curtas.

Pense nos marcos como paradas ao longo do caminho. Essas são metas menores alcançadas em busca de uma meta maior e abrangente. Eles podem ser escritos em termos de resultados produzidos por meio do projeto, como "Produzir um número XY de produtos por mês YZ" ou "Encerrar um número de contas AB".

Essas são as tarefas ou atividades reais necessárias para fazer o projeto avançar. O ideal é que eles estejam alinhados a cada marco para facilitar a compreensão do que precisa ser feito para atingir determinados objetivos.

Uma parte fundamental do planejamento de projetos é a alocação de recursos. Incluir detalhes sobre as necessidades de recursos esperados ajudará a gerenciar as expectativas de todos os envolvidos. Isso pode incluir custos, mão de obra, tempo, materiais e muito mais.

Para projetos que envolvem várias pessoas, é melhor designar pontos de contato para cada equipe ou item. Isso ajudará a melhorar as linhas de comunicação e a aumentar a responsabilidade entre a equipe.

Informações sobre cronogramas são sempre vitais para qualquer projeto. É útil ter períodos de tempo definidos, especialmente se o documento de roteiro for divulgado como material de referência.

Nos casos em que diferentes membros ou equipes estão trabalhando em diferentes componentes da mesma meta, listar as dependências é útil para manter o alinhamento e reduzir as falhas de comunicação. Isso permite que as pessoas vejam a relação de suas tarefas umas com as outras para que possam gerenciar sua própria carga de trabalho e cronogramas e fornecer o apoio necessário.

Quando se trata de atingir metas, ser devagar e sempre é quem ganha a corrida. Embora seja bom ter grandes sonhos, há momentos em que começar pequeno e ampliar mais tarde é o caminho a seguir. Ser cuidadoso com seus objetivos é especialmente importante quando se trabalha com muitas limitações.

Planos diferentes exigem roteiros diferentes. A sorte é que você não precisa criar um do zero com os modelos de quadro branco prontos do Canva. Não importa o tipo de roadmap que você precisa - esteja você criando um roteiro de produto, um roteiro com base em recursos, um roteiro de negócios, um roteiro estratégico ou um roteiro de metas - sempre encontrará um modelo que corresponde perfeitamente às suas preferências.

Basta procurar o tipo de roadmap que você preferir e escolher o estilo, o tema e outras categorias. Todos os modelos de criadores de roteiros do Canva são totalmente personalizáveis para que você possa fazer qualquer ajuste, seja um pequeno ajuste na aparência para combinar com a sua marca ou uma grande reestruturação para acomodar suas metas.

Depois de elaborar seus planos, fazer sua pesquisa e escolher seu modelo, é hora de preencher seu roteiro. Lance as informações no modelo e ajuste o layout de acordo. Você pode trabalhar nessa parte com outros membros da equipe e stakeholders para criar um roteiro que funcione para todos.

Com uma conta no Canva, seu progresso é salvo automaticamente online, garantindo que você nunca perca seu trabalho. Continue trabalhando em seu roteiro quantas vezes for necessário e faça revisões livremente no caminho.

Quando você e sua equipe estiverem satisfeito com seus planos, a próxima etapa é entregá-los às partes interessadas e aos tomadores de decisão para sua aprovação final. Como essa parte pode envolver várias revisões, criar seu roteiro no Canva é a melhor opção. Você pode compartilhá-lo com as partes interessadas e permitir que elas deixem seus comentários. A partir daí, sua equipe pode fazer revisões diretamente no design, com a opção de bloquear determinadas partes para evitar alterações não intencionais.

O trabalho não termina quando você tem um roteiro finalizado. Para reiterar, os roteiros são um documento vivo. Eles precisam ser revisados regularmente e atualizados, quando necessário, para dar conta de novos desenvolvimentos não planejados.

Defina cronogramas apropriados para as informações no roteiro. Documentos de alto nível, como roteiros de negócios e estratégia, são melhor divididos em termos mais longos, como anos, trimestres ou meses. Por outro lado, planos detalhados, como roteiros baseados em produtos e recursos, se beneficiarão de prazos mais restritos, como dias ou semanas.

As informações devem ser categorizadas e exibidas de forma intuitiva, e a formatação deve ser consistente em todo o documento. Por exemplo, se o seu roteiro seguir um formato de linha do tempo, os itens devem ser organizados em ordem cronológica desde o primeiro marco de meta ou a data mais antiga até o último objetivo ou a data mais recente.

Dependendo do projeto, adicionar rastreadores de progresso aos seus roteiros ajudará você a monitorar suas metas. Esses rastreadores podem ser um simples marcador para indicar se um item está " pendente", "atribuído", "em andamento" ou "concluído". Eles também podem ser um gráfico que mostre a porcentagem de conclusão, com cada item realizado tendo um valor designado.

Como os roteiros são geralmente de alto nível, eles tendem a usar menos textos do que outras ferramentas de planejamento, como os gráficos de Gantt. O uso de símbolos e legendas no lugar de textos ajuda você a se comunicar de forma eficaz, mas sucinto. Por exemplo, as dependências podem ser conectadas com linhas de seta. As tarefas de alta prioridade podem ser marcadas com uma estrela. E assim por diante.

Divulgue seu roteiro para todos os envolvidos no projeto, desde os membros da equipe que realizam as tarefas até os responsáveis pelas decisões que supervisionam a iniciativa. No entanto, tenha o cuidado de permitir o acesso de edição apenas aos usuários relevantes, como membros da equipe selecionados ou titulares dos itens, para evitar a perda de dados, danos a arquivos ou riscos à segurança.

Uma maneira de agrupar informações relacionadas é através das cores. Por exemplo, você pode atribuir uma cor para cada equipe envolvidas no projeto, facilitando a visualização de quais tarefas eles estão fazendo. Você também pode codificar tarefas com base em seus marcos correspondentes para que possa fazer a conexão onde quer que elas estejam no roteiro.

Qualquer pessoa pode criar roteiros e traçar suas metas, mas eles são especialmente úteis para proprietários de empresas, planejadores e gerentes de projetos, líderes de equipe e partes interessadas. Felizmente, com um criador de roteiros como o do Canva, os usuários não precisam ter uma experiência sólida em design para criar roteiros eficazes de alta qualidade.

O criador de roteiro do Canva é um lugar fantástico para criar um roteiro online e de qualquer lugar. A plataforma é gratuita e está disponível com uma infinidade de modelos de design prontos e personalizáveis, além de ferramentas de edição práticas e fáceis de usar.

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