- Bản ghi nhớ
Soạn thảo bản ghi nhớ: Hướng dẫn, mẫu và các mẹo hữu ích
Chuyển đến:
Bản ghi nhớ là gì?
Bản ghi nhớ (memo) là một văn bản dùng để giao tiếp nội bộ trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Văn bản này thường được gửi đến toàn bộ đội ngũ hoặc phòng ban để truyền đạt một trong hai điểm sau:
- Thông tin về các chính sách mới, thay đổi nội bộ hoặc cập nhật dự án.
- Yêu cầu thực hiện một hành động cụ thể, chẳng hạn như tham dự hội thảo hoặc hoàn thành công việc đúng hạn.
Vì bản ghi nhớ là một cách nhanh chóng để thông báo cho một nhóm người về một chủ đề cụ thể, nên chúng được viết ở định dạng ngắn gọn và dễ hiểu. Sau đó, chúng sẽ được gửi qua các kênh điện tử. Mặc dù việc sử dụng email đã khiến bản ghi nhớ trở nên ít phổ biến hơn, đây vẫn là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa việc giao tiếp tại nơi làm việc.
Ví dụ về một bản ghi nhớ chính thức với thiết kế tối giản.
Bản ghi nhớ trong lĩnh vực pháp lý
Trong lĩnh vực pháp lý, bản ghi nhớ có chức năng khác so với trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Ở đây, chúng được định nghĩa là các tài liệu ghi lại các điều khoản của một giao dịch hoặc thỏa thuận. Hai ví dụ bạn có thể đã từng nghe là biên bản thỏa thuận (MOA) và biên bản ghi nhớ (MOU).
Để so sánh, Biên bản thỏa thuận (MOA) nêu rõ mục tiêu đã được hai bên nhất trí, trong khi Biên bản ghi nhớ (MOU) chi tiết hóa các điều khoản của một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên để đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ và thống nhất với nhau. Cả hai tài liệu đều có thể có hiệu lực pháp lý tùy thuộc vào mục đích và ngôn ngữ cụ thể của thỏa thuận.
Nội dung cần có trong một bản ghi nhớ
Một bản ghi nhớ được chia thành nhiều phần khác nhau để sắp xếp thông tin và giúp người nhận dễ đọc hơn. Bất kể nội dung là gì, một bản ghi nhớ cần bao gồm những điều sau:
Ví dụ về bản ghi nhớ cập nhật chính sách làm việc từ xa.
Điều đầu tiên cần nhớ: một bản ghi nhớ luôn bắt đầu bằng tiêu đề, trong đó nêu rõ người nhận (dù là một cá nhân hay một nhóm lớn), người gửi, ngày tháng và dòng chủ đề. Khi được viết đúng cách, tiêu đề của bản ghi nhớ sẽ cung cấp bối cảnh rõ ràng về nội dung của tài liệu.
Phần mở đầu nêu ngắn gọn mục đích của bản ghi nhớ. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về phần còn lại của tài liệu, nêu bật một vấn đề, nhiệm vụ hoặc sự kiện cụ thể trước khi đi vào chi tiết. Về cơ bản, người đọc phải nắm bắt ngay được thông tin quan trọng nhất khi đọc phần mở đầu.
Nói một cách đơn giản, phần bối cảnh sẽ trình bày chi tiết nền tảng của sự kiện, nhiệm vụ hoặc vấn đề được đề cập trong phần mở đầu. Dù lý do là tái cấu trúc công ty, ngân sách mới hay một số thay đổi về quy trình, phần này cung cấp thông tin cần thiết để giúp người đọc hiểu rõ về chủ đề. Phần này có thể bao gồm:
- Vấn đề được phát hiện như thế nào
- Thông tin cơ bản
- Bằng chứng hỗ trợ
- Thời gian hoặc ngày tháng liên quan
Tùy thuộc vào mục đích của bản ghi nhớ, phần nhiệm vụ sẽ phân tích các bước tiếp theo mà người nhận cần hoàn thành. Về cơ bản, phần này cho họ biết:
- Những thay đổi sẽ được thực hiện hoặc đã được thực hiện liên quan đến chủ đề của bản ghi nhớ
- Các hành động được đề xuất mà họ nên thực hiện
- Thời hạn mà họ cần tuân thủ
Một số bản ghi nhớ không yêu cầu mục hành động. Nếu vậy, bạn có thể bỏ qua phần này.
Phần này trình bày các chi tiết hỗ trợ cho các bước tiếp theo được đề xuất trong bản ghi nhớ. Nó cung cấp thông tin và nghiên cứu cần thiết để củng cố kế hoạch hành động, với thông tin được sắp xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần. Điều này có nghĩa là hãy bắt đầu với những phát hiện và dữ kiện quan trọng nhất trước khi chuyển sang các chi tiết nhỏ hơn. Cuối cùng, phần này nên thuyết phục người nhận tuân theo các hành động cụ thể được đề xuất trong tài liệu.
Cuối cùng, phần kết là cơ hội để kết thúc bản ghi nhớ một cách lịch sự. Phần này nhắc lại các hành động được đề xuất, đồng thời xác định bất kỳ đầu mối liên hệ cụ thể nào và cách liên lạc nếu người nhận có câu hỏi hoặc thắc mắc. Đây cũng là không gian để cảm ơn họ vì đã dành thời gian và hợp tác.
Một bản tóm tắt được thêm vào ngay trước phần kết nếu bản ghi nhớ dài hơn một trang. Điều này giúp người nhận dễ dàng tiếp thu thông tin họ vừa đọc, nêu bật những điểm chính và hành động được đề xuất.
Nếu cần, bản ghi nhớ nên có tệp đính kèm dưới dạng dữ liệu hoặc tài liệu tham khảo bổ sung để chứng minh cho thông điệp. Đây có thể là biểu đồ, danh sách, bảng, v.v., nằm bên dưới phần kết.
Các loại bản ghi nhớ phổ biến
Một số loại bản ghi nhớ được sử dụng tại nơi làm việc là: ghi nhớ yêu cầu, báo cáo, xác nhận và đề xuất. Chúng thường khác nhau về độ dài và định dạng, một số cần nhiều thông tin hơn những loại khác. Hãy tìm hiểu xem bạn nên viết loại bản ghi nhớ nào tùy theo tình huống cụ thể.
Tìm mẫu hoàn hảo cho loại bản ghi nhớ bạn định viết.
Gửi bản ghi nhớ yêu cầu là lý tưởng khi bạn muốn đề nghị người nhận thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ, bạn cần nhân viên điền và nộp một biểu mẫu cụ thể, hoặc bạn cần sự hợp tác của họ trong quá trình sửa chữa văn phòng. Loại bản ghi nhớ này thường cung cấp bối cảnh về nhiệm vụ để giải thích cho yêu cầu và thuyết phục người đọc tuân thủ.
Bản ghi nhớ báo cáo là tài liệu bạn gửi trong công ty hoặc tổ chức khi cần cập nhật cho người nhận về tình trạng của một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, dự án của nhóm bạn đã thành công chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Bản ghi nhớ báo cáo thường bao gồm tiến trình và tóm tắt nhiệm vụ để truyền đạt thông tin hiệu quả hơn.
Viết một bản ghi nhớ xác nhận là một cách hiệu quả để ghi lại một thỏa thuận bằng văn bản. Ví dụ, bạn đồng ý nhận thêm công việc nếu người quản lý cung cấp cho bạn ba nhân viên bổ sung. Bản ghi nhớ xác nhận thường nêu bật những điểm chính đã được thỏa thuận miệng giữa hai hoặc nhiều bên và khuyến khích phản hồi về bất kỳ chi tiết nào chưa rõ ràng hoặc bị hiểu sai.
Khi bạn đang tìm kiếm các giải pháp hiệu quả cho một vấn đề cụ thể, việc gửi một bản ghi nhớ đề xuất có thể hữu ích. Ví dụ, bạn muốn mở một cuộc thảo luận nhóm về một vấn đề tại nơi làm việc, hoặc bạn cần tổ chức một buổi lên ý tưởng cho chiến dịch thương hiệu. Loại ghi nhớ này nhằm mục đích khuyến khích tư duy sáng tạo và thu thập những ý tưởng độc đáo từ người nhận.
Sử dụng giọng điệu nào trong bản ghi nhớ?
Mặc dù bản ghi nhớ thường được viết một cách chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các giọng điệu khác nhau dựa trên mục đích hoặc người nhận tài liệu để truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Tích cực: Sử dụng giọng điệu tích cực khi viết bản ghi nhớ để thông báo về một sự phát triển mới hoặc một sự kiện sắp tới của công ty. Với giọng điệu này, bạn có khả năng làm cho người nhận cảm thấy hứng thú hơn với những gì bạn muốn nói.
- Thuyết phục: Giọng điệu thuyết phục là lý tưởng khi bạn gửi một bản ghi nhớ yêu cầu người nhận làm một việc cụ thể, chẳng hạn như soạn báo cáo hoặc không có mặt tại văn phòng trong vài ngày. Sử dụng giọng điệu này có thể thuyết phục họ làm theo các hành động được đề xuất mà không gây ra phản ứng tiêu cực.
- Trang trọng: Tốt nhất bạn nên dùng giọng điệu trang trọng trong bản ghi nhớ khi đang truyền đạt thông tin cho một nhóm đối tượng cụ thể, chẳng hạn như các bên liên quan nội bộ, để thể hiện sự chuyên nghiệp. Giọng điệu này cũng phù hợp để giải quyết một vấn đề nghiêm trọng, giúp bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của nó.
Hãy luôn cân nhắc cách người nhận có thể diễn giải giọng điệu của bản ghi nhớ và sử dụng ngôn ngữ không phân biệt đối xử để thúc đẩy sự tôn trọng tại nơi làm việc.
Tại sao nên gửi bản ghi nhớ?
Về cơ bản, bản ghi nhớ cung cấp thông tin quan trọng cho một nhóm người dưới dạng ngắn gọn và dễ hiểu. Mặc dù hình thức này có thể tương tự các phương thức giao tiếp khác, nhưng bản ghi nhớ có xu hướng trang trọng và chuyên nghiệp hơn. Do đó, người đọc có nhiều khả năng sẽ xem xét thông điệp một cách nghiêm túc hơn.
Chia sẻ quyền truy cập vào thiết kế bản ghi nhớ của bạn với bất kỳ ai.
Với một bản ghi nhớ, bạn có thể:
- Thu hút sự chú ý khẩn cấp đến một vấn đề: Vì bản ghi nhớ truyền tải cảm giác quan trọng, chúng sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của người nhận. Điều này giúp việc phổ biến tin tức, giải quyết vấn đề, thông báo các thay đổi nội bộ hoặc yêu cầu hợp tác và phản hồi trở nên dễ dàng hơn.
- Giúp mọi người nắm bắt thông tin thống nhất: Bản ghi nhớ cung cấp một không gian tập trung tại nơi làm việc để xem xét các chi tiết quan trọng của công ty. Thêm vào đó, mọi người đều nhận được cùng một thông điệp vào cùng một thời điểm, giúp dễ dàng làm rõ thông tin hoặc thiết lập thời hạn.
- Linh hoạt và đa dụng: Bản ghi nhớ có nhiều mục đích sử dụng, vì vậy bạn có thể cấu trúc chúng sao cho phù hợp với thông điệp bạn muốn chia sẻ. Tùy thuộc vào tình huống, bạn cũng có thể làm cho bản ghi nhớ của mình trở nên thú vị hoặc thuyết phục bằng cách sử dụng giọng điệu và ngôn ngữ phù hợp.
Bản ghi nhớ và email
Giữa hai loại này, bản ghi nhớ trang trọng hơn về ngôn ngữ và định dạng so với email. Nó cũng giải quyết một chủ đề cụ thể có mức độ liên quan rộng, nghĩa là tất cả người nhận đều bị ảnh hưởng. Trong khi đó, email bao gồm các thành phần CC (gửi kèm) và BCC (gửi ẩn), vì vậy có những người nhận được thông báo nhưng không liên quan trực tiếp đến chủ đề.
Bản ghi nhớ và thư tín
Trong khi bản ghi nhớ thường được sử dụng để giao tiếp nội bộ, thư tín lại được dùng để liên lạc với các bên bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, hoặc công chúng. Do đó, thư tín sử dụng giọng điệu trang trọng hơn. Ngoài ra, bản ghi nhớ dành cho các thông điệp ngắn gọn và súc tích, trong khi thư tín truyền đạt thông tin dài hơn về một chủ đề nhất định.
Gắn thẻ thành viên nhóm trong phần bình luận khi viết bản ghi nhớ trên Canva Docs.
Bản ghi nhớ và thông cáo báo chí
Cả hai đều là tài liệu văn bản, nhưng bản ghi nhớ và thông cáo báo chí có sự khác biệt lớn về đối tượng mục tiêu. Bản ghi nhớ được gửi đến một nhóm người cụ thể trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức để phổ biến thông tin, trong khi thông cáo báo chí được chuẩn bị cho báo chí hoặc truyền thông để quảng bá về một sự kiện hoặc sự phát triển mới.
Bản ghi nhớ và thông báo chung
Khi so sánh bản ghi nhớ với thông báo chung, điều quan trọng là phải xem xét chủ đề và đối tượng. Bản ghi nhớ chỉ đề cập đến một chủ đề và được gửi đến một phòng ban hoặc đội ngũ nhất định. Mặt khác, thông báo chung thường đề cập nhiều chủ đề và dành cho việc phân phối hàng loạt - ví dụ như cho toàn bộ nhân viên.
Bản ghi nhớ và biên bản cuộc họp
Bản ghi nhớ thường cung cấp thông tin khẩn cấp hoặc lời kêu gọi hành động về một chủ đề cụ thể, trong khi biên bản cuộc họp chứa các ghi chú từ một cuộc họp, bao gồm nội dung đã thảo luận, người tham dự và các quyết định đã được đưa ra. Trong một số trường hợp, bản ghi nhớ có thể đính kèm biên bản cuộc họp để làm thông tin bổ sung hoặc bằng chứng hỗ trợ.
Cách viết một bản ghi nhớ hiệu quả
Dù mục đích là gì, một bản ghi nhớ phải truyền tải được ý chính một cách rõ ràng và hiệu quả. Hãy viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, tránh các chi tiết không cần thiết có thể làm loãng chủ đề. Dưới đây là bảy bước đơn giản để viết một bản ghi nhớ hiệu quả.
Trước khi bắt đầu viết, bạn nên biết mục tiêu cuối cùng mình muốn đạt được với bản ghi nhớ. Bạn muốn thông báo cho một nhóm người nhận cụ thể về một chủ đề nào đó? Hay muốn nhận được những ý tưởng mới để giải quyết một vấn đề? Việc xác định mục đích của bản ghi nhớ giúp bạn dễ dàng quyết định loại văn bản cần gửi và giọng điệu sẽ sử dụng. Sau khi đã xác định, hãy truy cập Canva trên bất kỳ thiết bị nào và chọn một mẫu bản ghi nhớ để bắt đầu nhanh chóng.
Khi viết tiêu đề, hãy luôn xác định rõ bản ghi nhớ dành cho ai, ai gửi, thời điểm viết và nội dung chính theo định dạng chung này:
Đến: Từ: Ngày: Chủ đề:
Đối với dòng chủ đề, tốt nhất bạn nên viết chính xác và cụ thể. Dòng chủ đề nên thu hút sự chú ý và cho người đọc biết ngay nội dung của tài liệu. Ví dụ: “Chủ đề: Gặp mặt công ty hàng quý: Ngày và chi tiết.”
Vì lời mở đầu cung cấp mục đích của bản ghi nhớ, bạn nên viết nó như một câu tuyên bố. Bắt đầu bằng "Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về..." hoặc "Tôi viết thư này để yêu cầu hỗ trợ về...". Chỉ nêu thông tin quan trọng nhất trong một đến ba câu - tạm thời chưa đi vào các chi tiết hoặc bối cảnh sâu hơn.
Sau lời mở đầu, đây là lúc bạn có không gian để đi sâu hơn vào chủ đề, cung cấp thông tin bổ sung và đưa ra kế hoạch hành động. Đừng bỏ sót chi tiết nào, nhưng hãy đảm bảo chúng rõ ràng và phù hợp với mục đích của bản ghi nhớ. Bạn có thể sử dụng các trợ lý viết lách bằng AI như Soạn thảo Magic để giúp bạn phác thảo tài liệu. Bằng cách này, bạn có thể tập trung hơn vào việc tinh chỉnh nội dung theo ý muốn. Cân nhắc sử dụng tiêu đề phụ và danh sách gạch đầu dòng để nhấn mạnh những điểm chính và giúp người đọc ghi nhớ thông tin quan trọng.
Sau khi đã viết ra tất cả các chi tiết quan trọng cần chia sẻ, đã đến lúc kết thúc bản ghi nhớ của bạn. Bạn có thể nhắc lại hành động được đề xuất mà bạn muốn người nhận thực hiện. Nếu bạn dự đoán họ có thể có câu hỏi hoặc thắc mắc, hãy hướng họ đến những người liên hệ cụ thể có thể cung cấp câu trả lời. Đừng quên gửi lời cảm ơn người đọc đã dành thời gian và hợp tác.
Nếu cần, hãy đính kèm các tệp cần thiết để hỗ trợ cho bản ghi nhớ của bạn. Bạn có thể tận dụng một công cụ tạo tài liệu trực quan như Canva Docs, vì nó có các công cụ trực quan hóa dữ liệu và tính năng kéo-thả để bổ sung nội dung bằng biểu đồ, bảng hoặc hình ảnh. Đừng quên ghi chú về những gì bạn đã đính kèm theo định dạng sau: “Đính kèm: (tên tệp đính kèm), (ngày liên quan).”
Sau khi viết xong, hãy đảm bảo xem lại và đọc kỹ để tài liệu thật súc tích và rõ ràng. Hãy chú ý đến bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu nào bạn có thể đã bỏ sót. Khi đã hài lòng, bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh mẫu bản ghi nhớ của mình để biến nó thành một tài liệu trực quan đẹp mắt, thu hút người đọc. Bạn muốn nhận phản hồi từ đồng nghiệp? Với Canva, bạn có thể chia sẻ quyền truy cập vào sản phẩm của mình, dù bạn đang viết trên Docs hay tùy chỉnh một thiết kế Canva.
Lấy cảm hứng với các mẫu bản ghi nhớ
Khởi đầu thuận lợi với một mẫu bản ghi nhớ có sẵn và dễ dàng cá nhân hóa. Canva có nhiều thiết kế cho các tình huống khác nhau, vì vậy bạn có thể truyền đạt thông tin quan trọng một cách hiệu quả trong mọi trường hợp. Chỉ cần chọn một bố cục bất kỳ và điều chỉnh các yếu tố sao cho phù hợp với giọng điệu và nội dung của bản ghi nhớ.
Mọi thứ bạn cần trong một trình tạo bản ghi nhớ
Hoạt động tốt trên mọi thiết bị
Với giao diện responsive, bạn có thể tạo, xem và chỉnh sửa tài liệu trên mọi thiết bị. Hoàn hảo khi bạn đang di chuyển.
Thư viện hình ảnh cho tài liệu trực quan
Thêm liền mạch các yếu tố trực quan như biểu đồ, bảng, hình ảnh, video, đồ họa, và nhiều hơn nữa, tất cả đều có sẵn trong tài liệu của bạn.
Cộng tác trong thời gian thực
Làm việc cùng đội ngũ và phát triển ý tưởng bằng các bình luận và biểu tượng cảm xúc. Giữ các phiên làm việc chung đi đúng hướng với bộ đếm ngược.
Soạn thảo Magic giúp tạo bản nháp đầu tiên nhanh chóng
Vượt qua trở ngại "trang giấy trắng" và có ngay bản nháp đầu tiên chỉ với một câu lệnh văn bản trên Soạn thảo Magic.
Chia sẻ tác phẩm của bạn một cách dễ dàng
Chia sẻ liên kết đến tài liệu của bạn và kiểm soát quyền truy cập của đội ngũ. Theo dõi hoạt động, lượt xem và bình luận thông qua Insights (Pro).
Biến tài liệu thành bài thuyết trình
Chuyển đổi tức thì tài liệu của bạn thành một bài thuyết trình Canva hoàn toàn có thể tùy chỉnh với tính năng Docs to Decks.
Các phương pháp hay nhất để viết bản ghi nhớ
Hãy ghi nhớ những phương pháp hay nhất này khi viết bản ghi nhớ để đảm bảo giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.
Đảm bảo định dạng nhất quán
Giúp bản ghi nhớ của bạn dễ đọc bằng cách duy trì cùng một phông chữ và khoảng cách dòng trong toàn bộ tài liệu. Không cần thụt lề đầu dòng cho đoạn văn; thay vào đó, hãy chừa một dòng trống giữa các đoạn để dễ theo dõi hơn. Sử dụng tiêu đề, gạch đầu dòng, văn bản in đậm và các tính năng định dạng khác để giúp người nhận xác định các thông tin nhất định.
Ngày nay, bạn nên viết bản ghi nhớ trên một trình soạn thảo văn bản trực tuyến, cho phép bạn nâng cấp tài liệu của mình bằng các công cụ hỗ trợ trực quan đẹp mắt. Canva Docs kết hợp các tính năng xử lý văn bản với các công cụ tùy chỉnh dễ sử dụng trên cùng một nền tảng, giúp việc viết, định dạng và thiết kế bản ghi nhớ trở nên dễ dàng.
Sử dụng các yếu tố định dạng để làm nổi bật thông tin quan trọng trong bản ghi nhớ của bạn.
Cân nhắc đối tượng của bạn
Hãy chú ý đến người đọc khi viết bản ghi nhớ. Một phòng ban có thể không quen thuộc với thuật ngữ kỹ thuật thường được sử dụng ở một phòng ban khác. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng các thuật ngữ mà mọi người sẽ hiểu. Nếu không, hãy dành thời gian để giải thích chúng. Tương tự với các từ viết tắt - tốt hơn là bạn nên viết đầy đủ. Và bất kể bạn quen thuộc với người nhận đến đâu, đừng sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc ngôn ngữ nhắn tin trong tài liệu của bạn.
Luôn đi thẳng vào chủ đề
Mục tiêu của bạn là phải đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng. Người nhận nên hiểu ngay lập tức lý do tại sao họ phải đọc tài liệu của bạn. Vì vậy, nếu bạn viết về việc nghỉ một ngày lễ, chẳng hạn, hãy luôn bao gồm tên và ngày lễ trong dòng chủ đề và phần mở đầu của bản ghi nhớ. Chỉ tập trung vào chủ đề này và đảm bảo thông tin bổ sung cũng như các tệp đính kèm cần thiết của bạn cũng hỗ trợ chủ đề đó.
Ví dụ về một bản ghi nhớ với thông điệp trực tiếp và rõ ràng.
Giữ thái độ khách quan trong thông điệp
Luôn bám sát sự thật khi soạn thảo một bản ghi nhớ. Điều đó có nghĩa là không thiên vị cá nhân và duy trì sự khách quan. Hãy nhớ rằng bản ghi nhớ thường truyền đạt các vấn đề chính thức của doanh nghiệp, và bằng cách gửi chúng, bạn đang đại diện cho công ty trước một lượng lớn người đọc, vì vậy bạn sẽ muốn thể hiện sự chuyên nghiệp mọi lúc thông qua văn bản của mình.
Câu hỏi thường gặp về bản ghi nhớ
"Bản ghi nhớ" (memo), viết tắt của "memorandum", bắt nguồn từ chữ "memorandus" trong tiếng Latin, có nghĩa là "cần được ghi nhớ; một bản ghi về điều gì đó để tham khảo hoặc xem xét trong tương lai." Mặc dù thuật ngữ "memorandum" bắt đầu được sử dụng vào những năm 1880, nhưng phải đến những năm 1920, nó mới thực sự trở nên phổ biến.
Chắc chắn là có. Một trong những loại bản ghi nhớ mà các công ty thường sử dụng là bản ghi nhớ yêu cầu. Tài liệu này yêu cầu người nhận thực hiện một hành động cụ thể, thường đi kèm với lý do cho yêu cầu và sử dụng giọng điệu thuyết phục để khuyến khích người đọc tuân thủ.
Là một hình thức giao tiếp linh hoạt, bản ghi nhớ có nhiều mục đích, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Thông báo những thay đổi nội bộ
- Phổ biến tin tức
- Công bố sự kiện sắp tới
- Giải quyết một vấn đề
- Cập nhật các hướng dẫn an toàn
- Chia sẻ cập nhật dự án
- Đưa ra một yêu cầu
Một bản ghi nhớ thường ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tùy thuộc vào mục đích, độ dài của một bản ghi nhớ chỉ nên từ một đến hai trang. Nếu bản ghi nhớ của bạn dài hơn một trang, hãy xem lại tài liệu để kiểm tra xem phạm vi có quá rộng hay không và chỉnh sửa lại nếu cần.
Trang này có hữu ích không?
Truyền đạt thông tin cần thiết bằng các bản ghi nhớ
